L.I. Fernando Miranda Mino/Director de Intelebyte/fernando@intelebyte.com
Para actuar con base en estrategias de gran alcance y tomar decisiones oportunas, hasta ahora los ejecutivos han venido usando herramientas tecnológicas de reporteo que se encuentran implementadas en los sistemas de Planeación de Recursos Empresariales (ERP, por sus siglas en inglés)
La información proporcionada por estas aplicaciones es limitada, reduciendo el alcance en la definición de estrategias, así como en la toma de decisiones; por lo tanto, para las áreas directivas surge la necesidad de encontrar e implementar la tecnología adecuada que permita ampliar su visión del entorno y con ello aplicar la inteligencia en los negocios.
La tecnología que extiende estos horizontes es conocida como Business Intelligence (BI) y recientemente Big Data (BD), herramienta que promete revolucionar la manera de entender al mundo por medio del análisis de la recolección masiva de información, algo que hasta antes de su aparición era imposible de procesar; y ante la avalancha de información que existe al respecto de estas dos tecnologías, es evidente que aún falta claridad y entendimiento del alcance de cada una. El presente artículo tiene como objetivo clarificar conceptos, mostrar algunas medidas, y tipos de trajes tecnológicos que tu organización pueda necesitar.
¿Qué hace cada una de estas tecnologías en los negocios?
- Business Intelligence. Explora la información relevante e histórica de una organización para dar respuestas que se requieren en el presente o de manera inmediata; además de proporcionar tendencias que permiten predecir el futuro. BI es el sensor que mide las operaciones que sucedieron al interior, por lo que responde a preguntas como: ¿Qué producto tuvo menos demanda en la pasada época navideña?
- Big Data
- Indaga todo tipo de información masiva que generalmente proviene de medios externos, para el entendimiento, descubrimiento y predicción de comportamientos que se presentan de manera natural o no planeada. Es el sensor externo que mide cómo se encuentra el medio ambiente que rodea a la organización. Su desafío es el de encontrar aquella relación desconocida que va más allá que BI, como por ejemplo ¿Qué comportamiento humano llevó a no comprar ese producto que tuvo menos demanda en época navideña?
- Data Analytics
- Aunque no es el tema del presente artículo, cabe destacar que de estas dos tecnologías fascinantes surgen actividades especializadas orientadas a la visualización, análisis e interpretación de la información a la que ahora sí se tiene acceso, como es el caso del Data Analytics, innovaciones que están llamando la atención de directores y ejecutivos por el gran valor estratégico que aportan a los negocios.
- ¿Qué beneficios de negocio se obtienen del BI y del BD?
- La obtención del conocimiento que amplía la visión del entorno, con el fin de tomar decisiones más asertivas. Cabe recordar que las perspectivas están en función de hacia dónde se quiere mirar; si es hacia el interior de la organización el camino es BI; si es hacia el exterior la respuesta se encontrará en el BD. La información resultante será generada bajo aspectos de tipo:
- Predictivo. Muestra patrones de comportamientos para su predicción o definición de muy diversos escenarios.
- Descriptivo. Mide las acciones en relación con la situación actual o del pasado.
- Diagnóstico. Describe las acciones en cuanto a objetivos previamente establecidos.
- Asociativo. Muestra las relaciones que suceden entre las acciones.
- Agrupamiento. Realiza segmentaciones de acuerdo con diversas similitudes, características y acciones.
- Procesar datos que no están siendo considerados como relevantes por los ERP.
- Gestionar y compartir conocimiento entre todas las áreas directivas.
- Otorgar independencia a los ejecutivos al brindar herramientas de Data Analytics, para generar, visualizar y jugar con diferentes escenarios basados en la información obtenida.
¿En qué áreas las puedo aplicar?
En todas las áreas de negocio sin excepción, hasta ahora los ejecutivos que más se han beneficiado son los de ventas, marketing, operaciones, finanzas y recursos humanos.
- Ejemplo de Business Intelligence. El Departamento de Compras requiere cumplir con la demanda de cierto producto en los próximos dos meses de temporada alta, para lo cual necesita conocer la tendencia de ventas de ese periodo y realizar un cruce de información con la existencia actual en inventario, así cumplirá con el objetivo de obtener el cálculo del número de compras a realizar. El conocimiento generado también podrá ser utilizado por el Departamento de Inventarios, con el objetivo de determinar el costo de almacenaje y la cubicación de los productos que recibirá en el mismo periodo.
- Ejemplo de Big Data. El Departamento de Compras necesita conocer los comportamientos que determinan la variación en los precios de los insumos que adquiere, con el objetivo de conocer y pronosticar las temporadas en que estos insumos se encuentran a un menor precio con sus proveedores. Una vez obtenida la información, podrá cruzarla con el reporte de tendencia de ventas e inventario generado por el BI, así determinará el proveedor y tiempo ideal en que se deba realizar la comprar, con lo cual obtendrá un costo menor aumentando así la utilidad en la venta.
En estos dos ejemplos se contrastan las diferencias entre Business Intelligence y Big Data. BI responde a la pregunta ¿cuántos productos debo comprar? (factores internos); pero, no puede determinar ¿cuándo y a quién debería comprar? (factores externos), algo que sí puede responder el BD.
¿Es complicado y caro implementar sistemas BI o BD?
No es complicado, pero sí deben estar muy bien planeados con objetivos y alcances claros y meticulosamente ejecutados. Ambas tecnologías son soluciones hechas a la medida, pues no es un software de caja que se instale y se comience a operar de inmediato, sino que requiere tiempo de curva, aprendizaje y perfeccionamiento.
Determinar si el costo es bajo, caro o inaccesible, está en función del objetivo, las ambiciones y del tamaño del proyecto. Para determinar una estimación de costo la recomendación es iniciar un pequeño proyecto piloto, siendo este ejercicio accesible en su costo, que brindará la curva de aprendizaje requerida y resaltará los puntos críticos a considerar.
¿BI y BD son solo para las grandes organizaciones?
No. Cada día se suman más PyMES en la implementación de estos sistemas, y para las Micro PyMES, en el caso particular de un BI, existen en Excel funciones muy potentes como tablas dinámicas y minería de datos que, en combinación con otras funciones propias de Excel, pueden lograr un muy sencillo pero útil sistema de BI. Para el BD, existen herramientas de pago y otras de software libre que permiten realizar el proceso de datos masivos a un precio accesible.
Conclusión
La información más cara es aquella con la que no se cuenta; sin embargo, la inversión de cualquiera de estas tecnologías en una organización no garantiza el beneficio de obtener la información estratégica para aplicar la inteligencia al negocio y, en ocasiones, se puede llegar a crear un elefante blanco con un alto costo y datos poco relevantes que nadie usa.
Por ello, factores como: la comunicación entre áreas directivas y analistas de negocio, la visión concreta de qué deba hacer el sistema y el fin claro sobre lo que se busca obtener, es un punto que se debe trabajar de manera muy estrecha con el área de Tecnología de Información para logar en conjunto un objetivo claro, de diseño alcanzable y realizable.
Solo hay que recordar que un sastre no puede crear un traje a la medida, si no cuenta con las medidas de su cliente.