C.P.C. Francisco J. Arguello García
Socio de Impuestos
Anguiano Arguello Fiscal y Administrativo
Integrante de la Comisión Fiscal, IMCP
farguello@aafiscal.com
El uso de la tecnología al servicio de la fiscalización no es algo nuevo en México. En las últimas dos décadas los contribuyentes, sus Contadores y sus asesores han tenido que evolucionar, prepararse y adaptarse a los requerimientos tecnológicos que imponen las autoridades fiscales, para cumplir con las obligaciones fiscales; por citar algunos ejemplos recientes están la facturación electrónica y la generación de comprobantes fiscales electrónicos para soportar la deducibilidad de la nómina
Hoy en día nos enfrentamos a un nuevo reto llamado “Contabilidad electrónica y su envió mediante medios electrónicos a las autoridades fiscales”, lo cual implicará adaptar nuestras políticas y sistemas de registro contable para dar cumplimiento a este requerimiento al que se está obligado desde el pasado 1 de julio, así como estar listos para subir nuestra información contable a la página del Servicio de Administración Tributaria (SAT) el próximo mes de octubre de 2014.
Cronología de los hechos
1 de enero de 2014
El Art. 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF) fue reformado, en especial sus Fraccs. III y IV, en las cuales se establecieron nuevas obligaciones y requisitos que deben cumplirse en materia de registros contables.
En específico la Fracc. III ahora establece que los registros y asientos contables de todos los contribuyentes deben ser registrados en medios electrónicos y permanecer en el domicilio fiscal del contribuyente, mientras que la Fracc. IV señala que de forma mensual la información contable deberá ser ingresada en el portal del SAT, de conformidad con reglas de carácter general. La entrada en vigor de estas nuevas disposiciones fue prorrogada y entraron en vigor el pasado el 1 de julio, de conformidad con lo dispuesto en el Art. 43 Transitorio de la Resolución Miscelánea para 2014.
2 de abril de 2013
En el Diario Oficial de la Federación (DOF) se publica el nuevo Reglamento del CFF, cuyo Art. 33 contiene lo que debe entenderse a partir del 1 de julio como “contabilidad para efectos fiscales”, ya que, por una parte, señala qué documentos e información debe integrar la contabilidad y por otra, los requisitos que deben cumplir los registros y asientos contables como sigue:
- Información que debe contener la contabilidad:
- Los registros o asientos contables auxiliares, incluido el catálogo de cuentas que se utilice para tal efecto, así como las pólizas de dichos registros y asientos.
- La solicitud de inscripción al Registro Federal de Contribuyentes, así como sus movimientos.
- Todas las declaraciones presentas al Servicio de Administración Tributaria.
- Los estados de cuenta bancarios y las conciliaciones contra los registros contables.
- La documentación relacionada con la contratación de trabajadores e información relacionada con el pago de su seguridad social.
- La documentación relativa a importaciones y exportaciones en materia aduanera o comercio exterior.
En relación con la información que debe contener la contabilidad es claro que la autoridad pretende que, además de los CFDI, en su versión XML, se tenga disponible en forma electrónica la información que soporte las operaciones realizadas por los contribuyentes, por ejemplo: los contratos, estudios de precios de transferencia, documentación de los cargos inter-compañías, pagos de outsourcing, etcétera.
Los requisitos más importantes que deben cumplir los registros y asientos contables, son los siguientes:
- Los registros contables deberán plasmarse en idioma español y consignar los valores en moneda nacional. Cuando la información que soporta las operaciones esté en idioma distinto al español, o los valores se consignen en moneda extranjera, deberán acompañarse de la traducción correspondiente y señalar el tipo de cambio utilizado por cada operación. Hasta el 31 de diciembre de 2013 se permitió llevar la contabilidad en un idioma distinto del español y en una moneda distinta del peso con la condición de que cuando la autoridad solicitara información se le proporcionara en español y en pesos.
- Sin duda, este es uno de los requisitos que ha causado mayor contrariedad entre los contribuyentes personas morales subsidiarias o partes relacionadas de compañías trasnacionales que utilizan sistemas contables estandarizados globalmente sobre la plataforma de un ERP (por sus siglas en inglés) para cumplir con fines de reporteo a sus corporativos en los cuales se utiliza un idioma extranjero y moneda funcional distinta del peso, y que para cumplir con los requisitos de este nuevo reglamento se tendrá que invertir, tiempo, dinero y recursos humanos y tecnológicos de manera considerable, ya sea para modificar el sistema contable o para crear un módulo de reporteo para fines de cumplimiento de impuestos corporativos en México.
- Cada registro o asiento contable debe ser analítico y registrarse a más tardar dentro de los cinco días siguientes a la realización de la operación.
- El registro debe contener los folios fiscales asignados a los comprobantes fiscales digitales, el cual es un código de 32 dígitos que será la información base, mediante la cual el SAT, es muy probable que correlacionará y compulsará la información, ya que fiscalmente equivale al número del comprobante.
- En el caso de los activos fijos a identificar por cada uno de ellos la fecha de adquisición, el monto original de la inversión, el porcentaje e importe de su deducción anual.
- En relación con los inventarios, distinguir entre los adquiridos o producidos, los correspondientes a materias primas y productos terminados o semiterminados, los enajenados, así como los destinados a donación o, en su caso, destrucción.
- Además, se deberá llevar un control sobre los mismos que permita identificar:
- Cada unidad.
- Tipo de mercancía o producto en proceso.
- Fecha de adquisición o enajenación, según se trate.
- Aumento o la disminución en dichos inventarios.
- Las existencias al inicio y al final de cada mes y al cierre del ejercicio fiscal.
- Su fecha de entrega o recepción.
- Si se trata de una devolución, donación o destrucción, cuando se den estos supuestos.
Contener el Impuesto al Valor Agregado (IVA) que le haya sido trasladado al contribuyente y el que haya pagado en la importación, correspondiente a la parte de sus gastos e inversiones. Los registros además deben permitir identificar las distintas tasas aplicadas, si su pago o cobro se hace en una sola exhibición o en parcialidades, y la fecha y forma en que se cobró o pagó.
Ahora bien, es importante tener en cuenta que hasta el 30 de junio de 2014 la obligación de llevar contabilidad se cumplía para efectos fiscales, cumpliendo con lo dispuesto con las Normas de Información Financiera, pero esta situación cambia sustancialmente con la entrada en vigor el 1 de julio de 2014 de las Fraccs. I y II del Art. 28 del CFF y del Art. 33 de su Reglamento, ya que en conjunto brindan una nueva definición de lo que debe entenderse como contabilidad para efectos fiscales y no cumplir con estas disposiciones derivaría en infracciones y sanciones, de acuerdo con lo dispuesto en el CFF como sigue:
Del análisis del cuadro anterior, pareciera ser que el incumplimiento de estas nuevas disposiciones pudiese no ser tan grave; sin embargo, lo realmente preocupante está en lo dispuesto por el Art. 27 de la LISR, que establece en la Fracc. IV lo siguiente:
Artículo 27 de la Ley del ISR. Las deducciones autorizadas en este Título deberán reunir los siguientes requisitos:
[…]
IV. Estar debidamente registradas en contabilidad y que sean restadas una sola vez
De lo anterior se desprende que si las deducciones de un contribuyente no están debidamente registradas en contabilidad, y entiéndase por debidamente que atienden a lo dispuesto en al artículo 28 del CFF y 33 de su reglamento dichas deducciones serían no deducibles para efectos del ISR.
Por otra parte, en materia de Impuesto al Valor Agregado y de conformidad con el artículo 5 de dicha Ley, si el gasto es no deducible para ISR el IVA pagado en la operación sería no acreditable.
(Énfasis añadido)
1 de julio de 2014
El SAT publicó en su página de Internet la actualización a la 2ª modificación a la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) 2014, en la cual se detallan las reglas para registrar la contabilidad en medios electrónicos y enviarla mediante el Buzón Tributario, de acuerdo con lo siguiente:
- Regla I.2.8.6. Los contribuyentes, obligados a llevar contabilidad, responsables solidarios o terceros con ellos relacionados, excepto aquellos que registren sus operaciones en la herramienta electrónica “Mis cuentas”, deberán llevarla en sistemas electrónicos con la capacidad de generar archivos en formato XML que contengan lo siguiente:
- Catálogo de cuentas elaborado de conformidad con el anexo 24—A y B.
- Balanza de comprobación que incluya saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales de todas y cada una de las cuentas.
- Información de las pólizas siendo posible distinguir el CFDI que soporte cada operación.
- Regla I.2.8.7. La información deberá ser enviada por medio del buzón tributario de acuerdo con la siguiente periodicidad:
- I. Catálogo de Cuentas por única vez en el primer envío (octubre 2014, según transitorio décimo tercero), salvo cambios posteriores.
- II. Balanza de comprobación de forma mensual:
- Morales: el día 25 del mes inmediato siguiente al que corresponda.
- Físicas: el día 27 del mes inmediato siguiente al que corresponda.
- Conforme al artículo décimo tercero transitorio, las balanzas de comprobación de los meses de julio a diciembre de 2014 se entregarán conforme al siguiente calendario:
- Julio = octubre.
- Agosto = noviembre.
- Septiembre y octubre = diciembre.
- Noviembre y diciembre = enero de 2015.
- III. El archivo con el cierre anual:
- Morales: el día 20 de abril del ejercicio inmediato siguiente.
- Físicas: el día 22 de mayo del ejercicio inmediato siguiente.
En caso de que el contribuyente modifique los archivos ya enviados, se efectuará la sustitución de estos, mediante el envío de los nuevos archivos, lo cual se deberá realizar dentro de los tres días hábiles posteriores a cuando tenga lugar la modificación de la información por parte del contribuyente.
En caso de que los archivos contengan errores informáticos, se enviará por parte de la autoridad un aviso mediante el Buzón Tributario para que, dentro del plazo de tres días hábiles a partir que surta efectos la notificación del referido aviso el contribuyente proceda a enviar la información corregida.
Los contribuyentes que se encuentren en zonas donde no puedan acceder a los servicios de Internet, o bien, en el caso de que el tamaño del archivo no permita enviarlo por este medio, los contribuyentes entregarían la información a que se refiere la presente regla en la Administración Local del SAT adscrita a la circunscripción territorial de su domicilio fiscal, a través de medios electrónicos tales como discos compactos, DVD o memorias flash, en los plazos señalados anteriormente”, aclara el SAT.
Igualmente se establece que cuando les sea requerida información contable a los contribuyentes referente a las pólizas y su información soporte dentro del ejercicio de facultades de comprobación o cuando esta se solicite como requisito en la presentación de solicitudes de devolución o compensación, el contribuyente estará obligado a entregar a la autoridad fiscal el archivo electrónico conforme a lo establecido en la regla I.2.8.6, Fracc. III, mencionado. Cuando se compensen saldos a favor de periodos anteriores, además del archivo de las pólizas del periodo que se compensa, se entregará por única vez, el que corresponda al periodo en que se haya originado y declarado el saldo a favor a compensar, siempre que se trate del mes de julio de 2014 o de meses subsecuentes y hasta que se termine de compensar el saldo remanente correspondiente a dicho periodo o este se solicite en devolución.
11 de julio de 2014
Se publica en el DOF, el Anexo 24 de la RMF 2014 que contiene la estructura de los archivos XML que se utilizará para la presentación de la información de la contabilidad al SAT, en lo que se refiere en detalle a:
- Catálogo de cuentas:
- En términos generales se proporciona información de cómo se deberán estandarizar los campos a utilizar en dicho catálogo, desde el punto de vista tecnológico.
- Código agrupador de cuentas del SAT:
- Se incluye un listado con una serie de cuentas generales, cada una con un número, el cual servirá para agrupar las cuentas del contribuyente, según las cuentas de este listado.
- Balanza de comprobación:
- Se especifica las cuentas de la balanza de comprobación que deberán usarse para que el SAT reciba información estandarizada de los contribuyentes a nivel nacional.
- Información de las pólizas a ser generadas:
- Se proporciona información de cómo se deberán estandarizar los campos a utilizar en los registros, desde el punto de vista tecnológico.
Recomendaciones
Tomar las medidas necesarias para adecuar los sistemas informáticos y políticas contables, con el fin de estar en posibilidades de cumplir en tiempo y forma con esta nueva obligación fiscal, en vigor desde el 1 de julio de 2014 y proporcionar al SAT, la información correspondiente al mes de julio en octubre de 2014. Asimismo, por la magnitud y complejidad de esta nueva obligación pudiera ser probable que el SAT realice nuevos ajustes u otorgue prórrogas o facilidades para el cumplimiento de esta obligación.