Software especializado. Parte fundamental de la armonización contable de los gobiernos

C.P.C. José Armando Plata Sandoval
Auditor Superior del estado de Coahuila
aplata@asecoahuila.gob.mx

La armonización contable es un mandato constitucional plasmado en el artículo 73, fracción XXVIII de nuestra Carta Magna, en el cual se faculta al Congreso de la Unión para expedir leyes en materia de contabilidad gubernamental para los tres niveles de Gobierno, a fin de garantizar su armonización a nivel nacional

El 31 de diciembre de 2008 fue publicada en el Diario Oficial de la Federación, la Ley General de Contabilidad Gubernamental (LGCG), cuyo proceso legislativo observó un periodo de revisión sumamente ágil, un alto nivel de participación de las diversas fracciones parlamentarias y su más alto nivel de aceptación.
Cito de manera enunciativa, las principales obligaciones que en materia de contabilidad deben cumplir las entidades gubernamentales:

  • Adopción de los postulados básicos de contabilidad gubernamental.
  • Congruencia entre la información contable y la presupuestaria.
  • Registro de ingresos y egresos con base en el postulado de devengo.
  • Generación de información presupuestaria en distintos momentos contables: seis aplicables a egresos y cuatro para los ingresos.
  • Registro y control de inventarios, bienes muebles e inmuebles, distinguiendo los bienes inalienables y/o imprescriptibles.
  • Generación de estados financieros, elaboración de notas a los mismos e información contable y presupuestal adicional que, en mucho, superan a las prácticas actuales.
  • Generación automática de la cuenta pública, relacionada con el Plan de Desarrollo y Evaluación de Resultados con base en indicadores.
  • Publicación trimestral de la información mediante Internet.
  • Presupuesto basado en resultados.
  • La solución informática a utilizar debe proporcionar cualquier dato o información en tiempo real.

La LGCG establece un periodo transitorio de cuatro años para que los sujetos obligados cumplan de manera integral con las disposiciones contables, de información y de sistemas. Este plazo legal concluye en 2012; para mayor precisión, el Consejo Nacional de Armonización Contable aprobó en diciembre de 2010 un acuerdo de interpretación sobre las obligaciones establecidas en los artículos transitorios de la ley, reafirmándose que la operación y generación de la información financiera en tiempo real, debe materializarse a partir del 1 de enero de 2012, en lo concerniente al ámbito federal; y en cuanto a los gobiernos locales, a partir del 1 de enero del año 2013.
En materia de sistemas, el numeral 8 del mismo acuerdo, advierte que las características de los procesos administrativos y de registro y operación de la información, requieren de la utilización de herramientas informáticas conocidas como Sistemas Integrados de Información Financiera (SIIF).
Entre estas características, en el acuerdo de referencia se menciona: el registro e interrelación automática de las transacciones presupuestarias y contables, el registro único y la operación y generación de información en tiempo real, entre otros aspectos de suma relevancia, como la generación de información acerca de los momentos contables de ingresos y egresos, presupuesto basado en resultados, la evaluación del desempeño y la oportunidad e integridad de la cuenta pública.

Sistema Integral de Información Financiera
Hace 30 años, cuando tratábamos de resolver problemas íntimamente relacionados con la información, aún contábamos con un menú variado de soluciones: sistemas manuales, mecanizados, informáticos o un híbrido compuesto por dos o más de estas modalidades.
En la actualidad resulta más económico y eficiente hacer uso de las soluciones informáticas para resolver cualquier aspecto relacionado con los procesos administrativos de las entidades privadas y públicas; pero, continuamente, nos confundimos al conceptualizar la solución de nuestros problemas y la encasillamos en una solución informática: un software, un esquema electrónico que nos auxilie en el registro, operación y generación de la información financiera, cuando en realidad lo que requerimos es una solución de sistemas, es decir, un sistema integral de información financiera. Este tipo de sistema integral es el que demanda la LGCG.
Cualquier solución de sistemas consta, al menos, de cuatro aspectos fundamentales: estructuras financieras, normas y políticas, procesos administrativos homologados y la solución informática, propiamente dicha.
De manera breve comentaremos ciertos elementos:

  • Estructuras financieras. Todos los elementos relacionados (marco conceptual, postulados básicos, momentos presupuestarios, normas de información, manuales, etc.), han sido definidos por el Consejo Nacional de Armonización Contable. Sin embargo, los gobiernos, al menos la mayoría de los gobiernos locales, no hemos resuelto los problemas sustantivos de los sistemas en tiempo real: los registros automáticos de las operaciones contables y presupuestales, así como la concatenación de sus efectos en los estados financieros, presupuestales, de evaluación del desempeño y en la producción automática de las cuentas públicas. El universo de transacciones de la entidad es preclasificado mediante la técnica denominada: “Contabilidad por eventos”, y los procesos identificados dan lugar al registro automático.
  • Normas y políticas. Es la definición de las funciones administrativas que sustentan la operación del sistema integral, desde la planeación hasta el control del ejercicio de los recursos. Asimismo, se definen con anticipación todos los formatos que documentan la operación del modelo, los cuales no necesariamente deben ser impresos (requisición, orden de compra, solicitud de pago, recibo de ingresos, cheque, etcétera).
  • Procesos administrativos. Se analizan y grafican todos los procesos involucrados en la operación contable y presupuestal, para definir con suma precisión y anticipación los registros contables y presupuestales correspondientes.
  • Solución informática. Se seleccionan herramientas de reciente generación y de bajo costo, así como de bajo grado de riesgo, cuyo conocimiento sea normalmente impartido por las escuelas de la localidad.

Filosofía del Sistema Integral de Información Financiera
En un solo modelo se integran todas las funciones de ingresos y egresos, así como las operaciones no presupuestales. Provee los elementos necesarios para el control patrimonial, medición del desempeño, evaluación de la gestión y producción automática de la cuenta pública; aplica modernos principios de administración pública, como son:

  • Las dependencias trabajan en línea.
  • Cada dependencia opera su presupuesto.
  • Los usuarios no requieren conocimientos de contabilidad.
  • Desconcentra el trabajo de la Tesorería.
  • Captura movimientos donde estos se originan.
  • Produce, en forma automática, la contabilidad general.
  • Obtiene saldos diarios, presupuestales y contables.
  • Mantiene saldos conciliados de presupuesto y contabilidad.
  • Usa formatos de propósito múltiple.

Alcances: ingresos

  • Padrones

Por medio de la utilización de una clave única se asociarán las diversas obligaciones de los contribuyentes. Se podrá generar el momento del ingreso devengado a partir de las obligaciones de cada padrón acorde con sus fechas de vencimiento.

  • Ley de Ingresos

El sistema contiene la Ley de Ingresos de cada municipio, en la que a cada concepto se le asigna una cuota, porcentaje, fórmula, etc., además de una fecha de vencimiento.
Genera el momento contable del ingreso estimado al momento de autorizar el pronóstico de ingreso, el cual integra la clasificación por rubros y económica de los ingresos.

  • Cajas de cobro

El cajero no decide cuánto cobrar, ya que selecciona cualquier concepto de cobro y no cuentas; asimismo, podrá registra el capital inicial, cheques de contribuyentes, realiza el corte, cuenta el efectivo y produce la ficha de depósito.
En el caso de los ingresos determinables al momento del cobro genera el momento contable del devengado, y en el caso de los ingresos auto determinables genera los registros simultáneos del momento del ingreso devengado y recaudado.

  • Pago en bancos

Genera estados de cuenta de obligaciones, controla los pagos en bancos, genera las pólizas contables y concilia los pagos y las obligaciones derivados de ingresos determinables.

  • Ejecución fiscal

Genera los procedimientos de cobro a partir de la fecha de vencimientos de un concepto ley.

  • Convenios

Genera la opción de pago en parcialidades, así como el cálculo de recargos e intereses. Al generar el convenio, automáticamente, se reclasifica la cuenta por cobrar existente a una cuenta creada para contribuyentes convenidos.

  • Inventarios

Genera el inventario de formas valoradas por los responsables.

  • Mensajería

Controla los estados de cuenta que son entregados a las empresas de mensajería para enviar a los causantes a sus casas y facilita las liquidaciones con las empresas de mensajería.

  • Control de vigencias

Genera los documentos para concesiones, licencias, permisos y demás, registrando los datos importantes en el sistema, monitoreando el inicio de término de las concesiones, licencias y permisos para apoyar a las dependencias en su vigilancia.

Alcances: egresos

  • Planeación, programación y presupuestación

Introduce el Plan Municipal de Desarrollo como referencia de las actividades municipales y de su propio gasto, enlazando la planeación con el presupuesto.
Se integran en la clave presupuestal los elementos emitidos por CONAC: clasificador por objeto y tipo del gasto, clasificación funcional del gasto, fuente de financiamiento, unidad administrativa, y al autorizar el presupuesto de egresos genera automáticamente el registro del presupuesto de egresos autorizado.
Se registra el momento contable del presupuesto de egresos comprometido, para las claves marcadas por la CONAC como obligadas para comprometer de manera anual desde el inicio del ejercicio.
Se generan adecuaciones presupuestales, registrando, en las cuentas de orden correspondientes y de manera automática, el momento contable del presupuesto modificado.
Se generan los comprometidos para los contratos, registrando en las cuentas de orden correspondiente al momento contable del presupuesto de egresos comprometido, para posteriormente devengar con base en el mismo.

  • Ejercicio del presupuesto

Compromete el presupuesto para garantizar el movimiento desde el trámite inicial y hasta su pago, acorde con la disponibilidad presupuestaria.
Convierte el presupuesto en ejercido al generar contra recibos para el pago, generando en forma automática la contabilidad al reconocer gastos.
Genera de manera automática, dependiendo de la gestión de los procesos y el tipo de gasto, los momentos contables del presupuesto de egresos comprometido, devengado y ejercido.
Genera de manera automática el registro del gasto contra la cuenta por pagar, invariablemente del tipo de gasto, al momento del devengado.

  • Adquisiciones

Inicia trámites con requisiciones generadas por el SIIF, acorde con la disponibilidad presupuestal, comprometiendo el presupuesto hasta terminar el proceso.
Las áreas de compras reciben electrónicamente las solicitudes y pueden consolidar requisiciones o atenderlas una por una, generando una solicitud de pago enviándola a Tesorería para su pago en favor del beneficiario.
En el momento en que se autoriza la orden de compra, se genera y registra el momento contable del egreso comprometido.

  • Almacén

Al hacer la recepción del material o activos, se genera de manera automática el momento contable del presupuesto devengado, así como la afectación al gasto o activo correspondiente contra la cuenta por pagar. De igual forma, al hacer la recepción en este caso del activo, se ve reflejado en el módulo de patrimonio, formando parte del inventario de la institución, pendiente únicamente de detallar las características del mismo.

  • Caja general

Programa los pagos en forma automática a partir de la fecha de emisión del contra recibo. Al generar los cheques se registra de manera automática el momento contable del presupuesto pagado y se cancela la cuenta por pagar contra la cuenta de bancos seleccionada para pago.

  • Contabilidad

Parametriza los asientos contables de la operación financiera, generando eventos para uso de todas las dependencias, evitando los asientos contables en el sistema, convirtiendo al área de contabilidad en un “supervisor” en lugar de un “operador”.
Produce, de la misma fuente de datos, estados financieros y cuenta pública, garantizando saldos confiables.
En este módulo se da de alta la lista de cuentas, la cual corresponde a la emitida por el CONAC, solo modificable a partir del 5° nivel.
Aquí se da de alta y configura la matriz de conversión, a la cual obedecerán los registros de todos los movimientos presupuestales.
El Sistema Integral de Información Financiera (SIIF) utiliza una técnica innovadora y exclusiva para estructurar el registro contable:

  1. Cuentas contables.
  2. Cuentas colectivas.

Las cuentas contables se clasifican llegando hasta niveles de mayor, no incluyen las cuentas de trabajo de detalle (donde se hacen cargos y abonos).
Para registrar los cargos y abonos se mantiene otro catálogo llamado de cuentas colectivas o beneficiarios, ya que en los registros contables del sector público, hasta 87% de los movimientos son de pago, los cuales en su mayoría pasaron por el control presupuestal. De esta manera, podemos localizar en la contabilidad movimientos por el nombre de la subcuenta de trabajo (colectiva), ya sea en el activo o en el pasivo (saldos deudores o acreedores).

  • Cuenta Pública

Constituye la totalidad de los reportes que integran esta cuenta. La información que se obtiene de los estados financieros y presupuestales es en tiempo real, ya que todos los procesos afectan en línea los registros correspondientes.

  • Nómina

Organiza la plantilla laboral con base en tabuladores y claves presupuestales, opera seguridad social del IMSS o del ISSSTE, realizando afectaciones presupuestales y contables en forma automática.
Genera en forma automática, al hacer la afectación correspondiente el registro del momento contable del presupuesto devengado, a la vez de la afectación al gasto contra la cuenta por pagar correspondiente.
El momento devengado que genera lo registra cancelando la parte proporcional del presupuesto comprometido que se había generado al momento de autorizar el presupuesto de egresos anual.

  • Activo fijo

Registra los bienes propiedad de la entidad, asignándolos al departamento correspondiente y generando los correspondientes resguardos.
Integra de manera automática las compras de activo fijo que se generan en el sistema mediante el registro contable automático; asimismo, reconoce las bajas de los activos del inventario y genera de manera automática el registro contable correspondiente.

  • Entrega-recepción

Produce los elementos necesarios para el acto de entrega-recepción de las entidades.

  • Módulo auditor

El módulo de auditoría proporciona una herramienta de autocontrol que permite introducir elementos de anticorrupción, validando las operaciones internamente, antes de producir la Cuenta Pública.

  • Indicadores del desempeño

Explota la información cuantitativa y cualitativa contenida en el SIIF derivada de la operación financiera de las dependencias municipales.

  • Auditoría interna

Permite observar en forma electrónica los documentos que correspondan y darle seguimiento, tratándose de los Ingresos a los recibos oficiales de ingresos, pólizas de ingresos, requerimientos y convenios, mientras que en el caso de los egresos se controlan los cheques, solicitudes de pago, requisiciones, órdenes de compra, cotizaciones y pólizas de diario.

Artículo escrito por:

- quien ha escrito 733 artículos en la Revista Contaduría Pública : IMCP.


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