Control interno en las organizaciones públicas y privadas Secretario de Finanzas del estado de Zacatecas Dr. Ricardo Olivares Sánchez ISSN 2594-1976 Año 51-602-Octubre 2022
Estimados lectores,mecomplacesaludarlos con motivo de la edición de otro número de la revista Contaduría Pública, en cuyas páginas nuestros especialistas desarrollan el tema “Control interno en las organizaciones públicas y privadas”. Partimos de la premisa de que el control interno se dio primordialmente en aspectos contables. Asimismo, se ha hablado mucho sobre este tema en ámbitos de evaluación en relación con las facetas de planeación y eficiencia durante la auditoría de estados financieros. Hoy en día, el concepto de control interno se ha transformado en algo más robusto, esto es, en un concepto integral por medio del negocio, donde no solo las áreas financieras tienen responsabilidades y beneficios sobre el mismo. Dentro de los objetivos del control interno se encuentran: 1) promover la eficiencia y eficacia en las operaciones, 2) asegurar la confiabi l idad en la información financiera y 3) mantener el cumplimiento con las leyes y regulaciones aplicables. Respecto a la implementación del control interno en las pequeñas ymedianas empresas, enmuchos casos no cuentan con uno adecuado, debido a que gran parte de ellas son empresas familiares y en la mayoría de los casos, carecen de formalidad, de una organización adecuada y falta demanuales de procedimientos y de políticas que sean conocidas por todos los integrantes de la empresa. El control internodebeser empleadopor todas lasempresas, independientemente de su tamaño, estructura y naturaleza de sus operaciones, y diseñado de tal manera, que permita proporcionar una razonable seguridad en lo referente a los objetivos que anteriormente comentamos. Enmateriadel control internoenel sectorpúblico la LeyOrgánicade laAdministraciónPúblicaFederal establece que la Secretaría de la Función Pública (SFP) es la encargada de organizar y coordinar el sistemadecontrol interno; inspeccionarel ejercicio del gastopúblico federal y sucongruencia con los presupuestosdeegresos, todoestopormediode sus diferentes áreas administrativas. Por lo anterior, la SFP tiene el rol principal en esta lucha, pues como organismo encargado de vigilar el ejercicio público a escala federal toma los reflectores en la lucha anticorrupción. Lo que haga y las decisiones que tome serán elementos claveque todos debemos conocer para visualizar el campo de acción y los avances y retos que esta lucha representa. Al respecto, el Sistema Nacional Anticorrupción busca ser “una instancia de coordinación entre las autoridades de todos los órdenes degobierno competentes en la prevención, detección y sanciónde responsabilidadesadministrativasyde hechosdecorrupción, así comoen lafiscalización y control de recursos públicos”. Con este sistema podemos observar la importancia que tienepara la luchaanticorrupción el que los ciudadanos se involucren y estén vigilantes de lo que sucede. Tarea difícil, pero no imposible. Esta edición de la revista Contaduría Pública incluye varios artículos que examinan en profundidad los temas antes señalados, por lo que estoy segura de que ampliarán y reforzarán la visión de nuestros lectores enmateria de control interno, y coadyuvarán al desarrollo profesional de nuestra membrecía. MENSAJE DE LA PRESIDENCIA Dra. Laura Grajeda Trejo Presidenta del CEN del IMCP presidencia_imcp Reciban un cordial saludo.
COMERCIAL COMITÉ EJECUTIVO NACIONAL Dra. Laura Grajeda Trejo Presidenta PCFI y Lic. Héctor Amaya Estrella Vicepresidente General C.P.C., PCFI y LL.M. Mario Enrique Morales López Vicepresidente de Relaciones y Difusión GOBIERNO CORPORATIVO COMISIÓN DE REVISTA C.P. y Dr. Moisés Alcalde Virgen Presidente C.P.C., M.I. y M.D.F. Fernando Medrano Vásquez coordinador de Dossier OCTUBRE 2022 EDITORIAL C.P.C. Francisco Álvarez Mendoza Vicepresidente de Legislación Mtro. Tomás Humberto Rubio Pérez Vicepresidente de Docencia Dra. Ludivina Leija Rodríguez Vicepresidenta de Sector Gubernamental C.P.C. Arturo Salvador Reyes Figueroa Vicepresidencia de Sector Empresas C.P.C., PCFI y PCPLD Silvia Rosa Matus de la Cruz Vicepresidenta de Práctica Externa C.P.C. Ramiro Ávalos Martínez Vicepresidente de Fiscal Dra. Sylvia Meljem Enríquez de Rivera Vicepresidenta de Asuntos Internacionales C.P. y PCFI Rolando Silva Briceño Vicepresidente de Apoyo a Federadas C.P.C. y Mtro. Rogelio Avalos Andrade Vicepresidente de Calidad de la Práctica Profesional C.P. y PCCAG María de las Mercedes Cid del Prado Sánchez Secretaria C.P.C. y PCFI Juan Gabriel Sánchez Martínez Tesorero C.P.C. Juan Ignacio Oros Guerrero Protesorero C.P.C. y PCFI Ubaldo Díaz Ibarra Vicepresidente Región Centro C.P.C. Mario Alberto Meza Alfaro Vicepresidente Región Centro-Istmo-Peninsular C.P.C. Rodolfo Servín Gómez Vicepresidente Región Centro-Occidente C.P.C. Fernando Robles Gutiérrez Vicepresidente Región Noreste C.P.C. Saúl López Montiel Vicepresidente Región Noroeste C.P.C. Omar Josué Ramírez Torres Auditor de Gestión C.P.C. y Mtra. Angélica Gómez Castillo Dirección ejecutiva L.C. María Margarita Aranda Martínez C.P.C. Mario Alberto Cuadras Álvarez L.C. y M.F. Bernardo Alid Espinoza Urzúa C.P. José Luis Burgos García C.P.C. Jesús Arturo Guerrero Ordoñez Lic. Miriam Fabiola Gutiérrez Muñoz Dra. y C.P.C. Adriana Verónica Hinojosa Cruz L.C. Magda Jaquelina Lara Gámez C.P.C. Jorge Luis López Ayala C.P.C. y PCFI Arturo Luna López C.P.C. Fernando Medrano Vásquez C.P.C. Fidel Moreno de los Santos C.P.C. Christian Natera Niño de Rivera C.P.C. Armando Nuricumbo Ramírez C.P.C. Francisco Javier Orozco Bendímez Lic. César Adrián Oyervides Vaquera Dr. Carlos Enrique Pacheco Coello C.P.C. Sergio Quezada Quezada L.C.P. Alma Elisa Ramírez Cano C.P.C. y M.D.F. Santiago de Jesús Rejón Delgado C.P.C. y E.F. Héctor Vázquez González C.P.C. José A. Salazar Tapia Comité de Auditoría L.C. Ricardo González Escobar Comité Universitario C.P.C. Mario Zavala Téllez Comité de Finanzas C.P.C. Alfredo Esquivel Boeta Comité de Evaluación y Compensación C.P.C. 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Folio 51/2021-2022. IMCP. Resultados del Colegio Electoral 2022. Folio 52/2021-2022. Convocatoria a los Colegios Federados al concurso de diseño del logotipo del 100 aniversario de la fundación del IMCP. Folio 53/2021-2022. Auscultación Plan Estratégico del IMCP periodo 2023-2028. 16 Objetivos del control interno en las organizaciones privadas 22 El control interno como herramienta efectiva en los negocios 12 Antecedentes del control interno en las organizaciones privadas y su impacto en la actualidad Contenido Dossier 26 Importancia del control interno en los inventarios en las PyMES desde la perspectiva financiera y fiscal 32 Ricardo Olivares Sánchez Secretario de Finanzas del estado de Zacatecas 36 Órganos internos de control Instrumentos de prevención y combate a la corrupción en el sector público 40 El control interno en el sector público Folio 54/2021-2022. Modificaciones al Reglamento de Certificación de los Contadores Públicos. Folio 55/2021-2022. Propuesta de Reforma Fiscal para 2023. Folio 56/2021-2022. Asamblea General de Asociados 2021-2022. Convocatoria. 44 Nuestro Instituto 63 IMCE Índice de agosto 62 SÍNDICOS La certificación de pasivos Requisitos para su capitalización 64 CONIF Las PyMES y el valor razonable contaduriapublica.org.mx Misceláneos Comisiones 48 La Reina Isabel II, el imperio británico y la profesión contable 46 Principios de actuación para Contadores Públicos y abogados ante la práctica de lavado de dinero y financiamiento al terrorismo 52 El Presupuesto basado en Resultados (PbR) como herramienta para prevenir la corrupción 58 Obligatoriedad de las reglas de carácter general en materia fiscal (Primera parte)
Dentro del diseño e implementación del control interno se deben utilizar tres tipos básicos de control: el preventivo, el detectivo y el correctivo, y estos deben estar orientados al logro de los objetivos y a las metas de la entidad. Las políticas y procedimientos adoptados por la administración de una entidad ayudan a conseguir el objetivo de la administración de asegurar, tanto como sea factible la conducción ordenada y eficiente de su negocio, incluyendo adhesión a las políticas de administración, la salvaguarda de activos, la prevención y detección de fraude y error, la precisión e integración de los registros contables, y la oportuna preparación de información financiera confiable. Por otra parte, al hablar de control interno en el sector público se destaca que este es un sistema integrado por métodos, planes, políticas, manuales y lineamientos, los cuales conllevan al cumplimiento de una serie de actividades y procedimientos que se realizan durante el desempeño diario de los funcionarios del ente público. Los organos internos de control son instrumentos de prevención y combate a la corrupción en el sector público, y una de sus funciones es la de prevenir, investigar y sancionar las faltas administrativas y actos de corrupción. El papel del Contador Público resulta fundamental en el manejo de los recursos públicos en México, por lo que es importante mantenerse actualizado en diversos ámbitos, entre ellos lo aplicable a la prevención de actos de corrupción. Hoy en día existe un marco jurídico e institucional bastante sólido enmateria de prevención y combate a la corrupción en las instituciones del sector público en México. Esperamos que esta edición sea de su agrado. C.P.C., M.I. y M.D.F. Fernando Medrano Vásquez Vicepresidente de Relaciones y Difusión del IMCP Zona Noreste Coordinador de Dossier Región Noreste del IMCP C.P.C. Fernando Robles Gutiérrez Vicepresidente de la Región Noreste del IMCP Zona Noreste ¸ Colegio de Contadores Públicos de Cd. Mante, A. C. ¸ Colegio de Contadores Públicos de Cd. Victoria, A. C. ¸ Colegio de Contadores Públicos de Coahuila, A. C. ¸ Colegio de Contadores Públicos de Durango, A. C. ¸ Colegio de Contadores Públicos de La Laguna, A. C. ¸ Colegio de Contadores Públicos de Matamoros, A. C. ¸ Colegio de Contadores Públicos de Saltillo, A.C. ¸ Colegio de Contadores Públicos de Zacatecas, A. C. ¸ Colegio de Contadores Públicos de Reynosa, A. C. ¸ Colegio Neolaredense de Contadores Públicos, A.C. ¸ Instituto de Contadores Públicos de Nuevo León, A. C. ¸ Colegio de Contadores Públicos del Sur de Tamaulipas, A. C. ¸ Instituto y Colegio de Contadores Públicos de Cd. Juárez, A. C. ¸ Instituto y Colegio de Contadores Públicos de Chihuahua, A. C. A nombre de la Región Noreste del IMCP, que está conformada por 14 Colegios Federados establecidos en los estados de Chihuahua, Coahuila, Durango, NuevoLeón, TamaulipasyZacatecas, agradezco la oportunidad que se nos brinda de coordinar el dossier de esta edición, la cual estamos seguros de que será de mucha utilidad para los Contadores Públicos, empresarios y funcionarios públicos. En esta edición enfocamos nuestra atención en abordar temas relacionados con el control interno en las organizaciones públicas y privadas que, en la actualidad, representa una herramienta fundamental para la consecución de los objetivos de los entes, minimización de los riesgos, reducción de la probabilidad de cometer actos de corrupción y fraudes, consideración de las tecnologías de información en los procesos, y la disminución de pérdidas financieras, además de que ayuda en la gestión de la administración. Respecto al control interno en el sector privado es importante atender los antecedentes y evolución de este, debido a que en la actualidad muchas empresas se han visto afectadas por la falta de implementación de este instrumento fundamental que indiscutiblemente ayuda a evitar que se caiga en procesos de reestructuraciones forzadas, quiebra o declararse en estado de insolvencia. El control interno requiere del compromiso de la alta administración con su cumplimiento y evaluación permanente, ya que este sistema administrativo les garantiza a las organizaciones el crecimiento ordenado y sostenido al considerar desde las normas éticas en congruencia con su misión y visión hasta su operación cotidiana. Asimismo, es un elemento fundamental en el correctofuncionamientodecualquierentidad, ya sea lucrativa o no, por lo que contar con los conocimientos mínimos necesarios para desarrollar una adecuada implementación es primordial en cualquier organización, en la cual se deben involucrar, tanto la gobernanza de la entidad como los empleados de la misma. Control interno en las organizaciones públicas y privadas 10 11
Ante la situación económica y social que prevalece hoy en día, muchas empresas del sector privado tienen la preocupación constante de cómo subsistir y desarrollarse ante los riesgos y amenazas del mundo actual. En consecuencia, están valorando cada vez más la importancia que tiene el manejo del control interno dentro de las organizaciones. Y es que el tema no es menor; desafortunadamente, hemos visto como varias empresas han sido afectadas por la falta de controles y no han sido capaces de llevar a cabo una toma de decisiones adecuada ante grandes retos, por ejemplo, las secuelas económicas de la pandemia, la situación económica actual, los cambios en la manera de hacer negocios, entre otros, escalando a tal grado, de que varias empresas han tenido que entrar en procesos de reestructuraciones forzadas, quiebra o declararse en estado de insolvencia. Para la gestión administrativa moderna, comprender de manera clara la importancia de un adecuado sistema de control interno es para utilizar de manera eficiente y eficaz los recursos de las organizaciones privadas. Un adecuado control interno no solo ayuda a disminuir pérdidas financieras y riesgos, sino que además ayuda en la gestión de la administración. A lo largo del tiempo, el control interno ha sido un tema importante para la mayoría de las organizaciones, sin embargo, existen diferentes enfoques y terminologías. Por ello es importante atender sus antecedentes y su evolución. Desde la antigüedad, la sociedad en general ha establecido controles en sus diversas formas de organización. Fue así como surgieron los números y la escritura, ante la gran necesidad de agricultores, cazadores y pastores de conocer datos sobre sus actividades y llevar un control sobre bienes y pertenencias como granos, animales, recursos, entre otros. Para hablar del control interno y sus antecedentes en nuestro país, debemos remontarnos a la época del México prehispánico y la llegada de los primeros pobladores, particularmente los aztecas. En su organización, ya se vislumbraban algunos métodos administrativos (muy rudimentarios), normas y reglas que ordenaban el manejo de los recursos públicos bajo el control de las autoridades indígenas, quienes tenían a su cargo la recaudación y vigilancia de los tributos que recibía la monarquía azteca y, a su vez, implementaban diversas medidas para prevenir malos manejos por parte de los funcionarios y sanciones tan severas como la pena de muerte en casos de corrupción. Por ejemplo, en la antigua Tenochtitlan se recibían tributos de 38 provincias gobernadas. Las aportaciones incluían materias primas como el maíz, frijol, chile, sal, miel, papel, tabaco, jícaras, petates y cacao. Con esto, se abastecía a la ciudad y se sostenía a la clase noble, además de enviar provisiones para las fuerzas armadas. Mediante jeroglíficos los aztecas llevaban registros exactos y controles sobre las entradas de la hacienda pública. Tiempo después, con la conquista y colonización española en el siglo XVI, se estableció el registro de contribuyentes indígenas y surgieron sistemas de control más Síntesis El origen del control interno se ubica con el surgimiento de la partida doble. Con el tiempo, el comercio y las organizaciones fueron creciendo en complejidad, desde las antiguas civilizaciones, la revolución industrial y el mundo contemporáneo. En consecuencia, el control interno ha evolucionado mejorando las estructuras, políticas y procedimientos para disminuir errores y riesgos en el cumplimiento de objetivos de las empresas. Antecedentes del control interno en las organizaciones privadas y su impacto en la actualidad C.P.C. y M.I. Efrén Hernández Arenivas Socio de Auditoría y Asesoría Fiscal de la Firma Grupo KMC-DHV, S.C. Miembro independiente de Morison KSi International Profesor-investigador en la Facultad de Contaduría y Administración de la Universidad Autónoma de Chihuahua Expresidente del Instituto y Colegio de Contadores Públicos de Chihuahua, A.C. efrenha@dhv.com.mx El tema del control interno, con un enfoque moderno, ha estado en discusión por poco más de 20 años DOSSIER DOSSIER 12 13
elaborados, ya que existían diversas disposiciones y funcionarios que ejercían el control y la supervisión de la Hacienda Real. Algunos de los métodos de control que surgieron en esa época fueron las instrucciones y confirmaciones reales, controles sobre los funcionarios, así como la regulación y existencia de juicios. Por otro lado, a escala internacional, el origen del control interno se ubica en el tiempo con el surgimiento de la partida doble que, como tal, fue una medida de control. Es así que nos remontarnos a los orígenes de pueblos como Egipto, Siria y Fenicia, donde gracias al auge y crecimiento del comercio de estos países con el Medio Oriente, se desarrolló la contabilidad de partida simple. Pero fue en la Edad Media cuando aparecieron los libros de contabilidad para llevar un registro y control de las operaciones de los negocios, y es en 1494, en Venecia, cuando Fray Luca Paccioli desarrolla la partida doble, analizando el hecho económico desde dos puntos de vista: la partida y contrapartida, situación que permitía a cada individuo ejercer su propio control. Más tarde, con la Revolución Industrial, surge la necesidad de controlar las operaciones que por su volumen eran realizadas por máquinas. A finales del siglo XIX, debido al aumento exponencial de la producción, los empresarios ya no contaban con la capacidad de atender de manera personal todos los aspectos relacionados con la administración, producción y comercialización, razón por la cual se vieron obligados a delegar funciones dentro de las organizaciones y, a su vez, establecer sistemas y procedimientos que ayudaran a disminuir y/o prevenir riesgos, errores o inclusive fraudes. Así fue como surgió la necesidad de implementar un control sobre la gestión empresarial, ya que históricamente se había dado una mayor importancia a la producción y comercialización y no así a la administración u organización, por lo que reconocieron la urgencia de crear e implementar sistemas de control en respuesta al crecimiento de las propias organizaciones. Así, el desarrollo industrial y económico de las organizaciones privadas derivó en una complejidad administrativa, siendo necesario establecer normas, políticas y procedimientos de control que pudieran dar respuesta a las necesidades de ese momento. Una de las primeras definiciones de control interno en México, dada a conocer de manera institucional, fue la publicada por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C., por medio de la Comisión de Procedimientos de Auditoría en su Boletín 5 de febrero de 1957, en el cual explicó: En un sentido más amplio, el Control Interno es el sistema por el cual se da efecto a la administración de una entidad económica. En ese sentido, el término administración se emplea para designar el conjunto de actividades necesarias para lograr el objeto de la entidad económica. Abarca, por lo tanto, las actividades de dirección, financiamiento, promoción, distribución y consumo de una empresa; sus relaciones públicas y privadas y la vigilancia general sobre su patrimonio y sobre aquellos de quien depende su conservación y crecimiento. Posteriormente, en la década de 1980, se llevó a cabo una serie de acciones en distintos países con el objetivo de aclarar inquietudes sobre la existencia de diversas opiniones, conceptos e interpretaciones sobre el control interno. Fue así que en Estados Unidos se crea The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (Comité de Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión Treadway, “COSO”, por sus siglas en inglés) como una institución con la finalidad de guiar a los ejecutivos y dependencias de gobierno en aspectos corporativos, empresariales, de control de riesgos y fraude e informes financieros. En 1992 esta organización publica la primera versión del Marco Integrado de Control Interno (conocido como COSO I), que ha sido aceptado alrededor del mundo como marco de referencia en el diseño e implementación del control interno, con el objetivo de ayudar a las entidades a evaluar y mejorar sus sistemas de control, facilitando un modelo con el cual pudieran valorar dichos sistemas y a su vez generar una definición común de “control interno”. Según COSO, el control interno es un proceso llevado a cabo por la Dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías: E cacia y e ciencia de las operaciones. Con abilidad de la información nanciera. Cumplimiento de las leyes, reglamentos y normas que sean aplicables. A su vez, la estructura del estándar se dividía en cinco elementos: 1. Ambiente de control, 2. Evaluación de riesgos, 3. Actividades de control, 4. Información y comunicación y 5. Supervisión. Posteriormente, en 2004 se publica el estándar “Enterprise Risk Management - Integrated Framework” (COSO II) Marco integrado de Gestión de Riesgos, que ampliaba el concepto de control interno a la gestión de riesgos implicando necesariamente a todo el personal, incluidos los directores y administradores. Finalmente, en mayo de 2013 tomando en cuenta los grandes cambios en la industria y los avances tecnológicos, el Comité publicó la versión COSO III. Las novedades que se adicionaron a este Marco Integrado de Gestión de Riesgos fueron: Mejora de la agilidad de los sistemas de gestión de riesgos para adaptarse a los entornos. Mayor con anza en la eliminación de riesgos y consecución de objetivos. Mayor claridad en cuanto a la información y comunicación. Es así que, con las acciones y trabajos desarrollados por el comité, el tema del control interno, con un enfoque moderno, ha estado en discusión por poco más de 20 años. Tal como se puede apreciar, las causas del origen del control interno no difieren mucho de las necesidades actuales de las organizaciones privadas: evitar o disminuir riesgos, desviaciones, errores y propiciar una adecuada ejecución de las actividades, con el propósito de resguardar los recursos de la empresa y los intereses de los propietarios. Sin lugar a dudas, la modernización, la globalización de la economía y la competencia en el entorno actual han contribuido a fortalecer una cultura preventiva orientada a diseñar e implementar procedimientos de control interno para cumplir con sus objetivos. Es por ello que se debe tener una visión a futuro, donde las organizaciones del sector privado demuestren su resiliencia y capacidad de respuesta y adaptabilidad al cambio. El crecimiento acelerado del comercio en general, la evolución de los mercados y la constante búsqueda de mejoras en las estructuras de las entidades y su competitividad, han acrecentado la necesidad de mejores prácticas en el Gobierno Corporativo de las organizaciones y dentro de estas mejores prácticas destaca como fundamental la gestión centrada en el control interno. Para finalizar, podemos afirmar que el dinamismo del mundo actual y los nuevos retos empresariales obligan a que el control interno en las organizaciones privadas se encuentre en constante evolución, en búsqueda de mejoras en sus controles ante las nuevas necesidades, con la finalidad de estar en condiciones óptimas para cumplir las metas y objetivos que sean propuestos. DOSSIER DOSSIER 14 15
C.P., PCCA y M.A. Verónica Hernández Gutiérrez Directora General de Hernández Vargas Contadores Públicos Socia del Colegio de Contadores Públicos de Durango, A.C. vehegu@gmail.com Síntesis El control interno es una herramienta indispensable para evaluar el alcance de las metas empresariales, requiere del compromiso de la alta administración para su cumplimiento y evaluación permanente. Asimismo, este sistema administrativo les garantiza a las organizaciones el crecimiento ordenado y sostenido, al considerar tanto las normas éticas en congruencia con su misión y visión como su operación cotidiana. Objetivos del control interno en las organizaciones privadas Mucho se habla de la necesidad de tener implementado un adecuado sistema de control interno que fortalezca la ejecución de decisiones estratégicas en las empresas, sin embargo, no se ha logrado permear la importancia de contar con su implementación y los riesgos en los que se incurre al no tenerlo. Los empresarios y emprendedores deben identificar que tener un adecuado control les traerá beneficios para lograr sus planes y metas a corto, mediano y largo plazo, entendiendo el control interno como un sistema suficientemente flexible para las necesidades de la organización, que además garantice la obtención de los resultados esperados de todas las áreas y funciones. Es indispensable conocer qué es el control interno y qué objetivos cumple en las organizaciones privadas, para ello debemos partir de una definición generalmente aceptada de que este comprende el plan de la organización que integra sus métodos y procedimientos que en forma coordinada se enfocan en verificar la razonabilidad y confiabilidad de su información financiera, promover la eficiencia y eficacia operativa y dar cumplimiento a las disposiciones legales que le son aplicables. Este plan debe ser diseñado, operado y vigilado por la administración de la empresa, de ahí se desprende la importancia del compromiso de sus titulares con la implementación de este sistema. ¿En qué beneficia a las empresas tener un sistema de control interno? Este tema es medular para el monitoreo de actividades y la evaluación del desempeño de cada persona en cada función de la empresa, partiendo de los siguientes puntos, por mencionar algunos: El control interno es la mejor forma de hacer las cosas de manera integral y bien. Representa el compromiso de la administración con una losofía de ética y el trabajo con base en procesos formalmente establecidos y en la aplicación de las mejores prácticas empresariales. Implica que la administración enfoque esfuerzos en la detección del riesgo, para establecer controles que prevengan o mitiguen el impacto de eventos que no podemos controlar. Monitorear el cumplimiento de objetivos y metas en la organización. Evaluar el control interno y su efectividad permite identi car las fortalezas y debilidades de la organización, y facilita elaborar propuestas de mejora. La revisión de esta efectividad en la de nición de los elementos que integran el sistema de control interno es una actividad en la que el Contador Público puede contribuir de manera independiente por medio del examen de esta. DOSSIER 17 DOSSIER 16
Con el objetivo de facilitar el logro de lasmetas que la Administración se ha propuesto en su planeación operativa a corto plazo, táctica a mediano plazo y estratégica a largo plazo, es recomendable verificar que se tengan establecidos formalmente controles sobre los siguientes aspectos: Manuales administrativos de organización y de procedimientos a realizar por área. Contar con un código de conducta como forma de homologar la actuación de todo el personal. Mapeo de procesos en todas las áreas de la organización; esto no solo facilita la inducción, sino la evaluación en el cumplimiento de actividades. Organigrama detallado de la estructura de la empresa en el que se visualicen claramente líneas de autoridad y de responsabilidad. Procesos de inducción y capacitación al personal denidos. Evidencia de la planeación realizada y de los indicadores que medirán su cumplimiento. Elaboración de presupuesto que permita proyectar ventas, costos de producción y costo de ventas, consumo y compra de materiales, mano de obra directa e indirecta, niveles de inventarios, gastos operativos y resultado esperado, así como la generación del presupuesto nanciero que se deriva de este integrado por los estados nancieros básicos: estado de resultado integral, estado de situación nanciera y estado de ujo de efectivo. Denición de políticas contables. Denición de políticas de operación por área. Establecimiento de canales de comunicación ociales. Políticas de resguardo de información. Registro de rmas para autorizaciones y trámites. Resguardo de equipos y herramientas. Planeación y bitácoras de mantenimiento preventivo de maquinaria, vehículos y equipos. Calendario de cumplimiento de obligaciones: administrativas, scales, legales, de pagos y cobranza. Contratos de servicios, de proveedores y del personal. Expedientes de personal debidamente integrados y actualizados de manera periódica. Integración de expedientes de clientes y proveedores de bienes y servicios. En relación con el seguimiento de la satisfacción de los clientes contar con un sistema de recepción, canalización y atención de quejas y sugerencias. De nición de planes de mejora. Implementación de sistemas de información y comunicación adecuados. Sistemas adecuados que garanticen la seguridad en el manejo de la información. Procesos de autoevaluación de nidos. Servicios de auditoría independiente. Como podemos observar, el control interno tiene injerencia en cada departamento de la empresa y su objetivo es documentar lo que se hace, con el propósito de monitorear el cumplimiento de las políticas que la empresa se ha auto-impuesto como una herramienta para medir el avance en el logro de los objetivos que se ha planteado. DOSSIER DOSSIER 18 19
Toda organización que se crea tiene un objetivo para cada integrante de la misma, para el empresario no solo es la generación de valor por medio de las utilidades, es proveer un bien o servicio de calidad a los consumidores, que genere lealtad a la empresa y esta pueda trascender generaciones; es participar activamente en la economía nacional y global, contribuir a la sociedad mediante la generación de fuentes de empleo y de contribuciones al gasto público. Por ello es trascendente que la empresa invierta tiempo y recursos en la implementación de un sistema que provea las bases para su desarrollo y crecimiento armonizado. Implementar el sistema de control interno permitirá a las organizaciones cumplir con sus objetivos empresariales y, además: Evaluar y adecuar los controles a las necesidades actuales de la organización de acuerdo con su crecimiento y resultados. Contar con la información con able y oportuna para la toma de decisiones. Conocer y atender las necesidades de sus clientes. Identi car sus amenazas y oportunidades para convertirlas en fortalezas. Contar con esquemas de identi cación de necesidades de capacitación y de estímulos y recompensas al personal. Evidenciar el cumplimiento de obligaciones legales. El empresario tiene la valiosa oportunidad de hacerse acompañar por el profesional de la Contaduría Pública, quien contribuye a monitorear que el sistema de control interno implementado sea eficaz y adecuado a los requerimientos de su organización. El control interno es medular para el monitoreo de actividades y la evaluación del desempeño de cada persona en cada función de la empresa DOSSIER 20
Introducción El control interno es un componente obligatorio de cualquier negocio, debido a que es un proceso que ayuda a garantizar que las transacciones de la organización se registren correctamente, puedan analizarse con posterioridad y tomar las decisiones adecuadas dadas las condiciones económicas del entorno donde se desarrolle la entidad. El proceso de control debe estar implementado antes de que la entidad comience a realizar transacciones y, con ello, a generar informes, ya que, de no hacerlo de esta manera, los errores que se puedan cometer durante el proceso de control generarían estados financieros incorrectos y operaciones comerciales con mala administración. Por ejemplo, una sociedad puede comprar materias primas para sus procesos de fabricación registrando la compra en su sistema contable; sin embargo, si no se cumplen los estándares de calidad de sus materias primas, esto puede generar costos adicionales para la entidad y, por lo tanto, se reflejaría una disminución en los márgenes de utilidad. Sin el control interno, estos problemas pasarían desapercibidos y podrían afectar negativamente la rentabilidad de la empresa de manera significativa, algo que la gobernanza de la entidad tendría que solucionar después de que ya se hayan efectuado las transacciones. Otro ejemplo sería el de un empleado que ha perdido los registros de sus transacciones, lo cual puede reportar ventas más bajas o superiores que las reales, dando como resultado una reducción o incremento de los ingresos y de las estimaciones de beneficios para su empresa si no se han tomado otras medidas para un análisis adecuado de ingresos. Un escenario similar podría ocurrir si se incurrió en costos no aprobados durante una transacción, lo que resultó en gastos de efectivo adicionales, pero sin el correspondiente aumento en los saldos de activos. En este caso, es importante que el Gobierno Corporativo establezca qué transacciones se realizaron y bajo qué términos para que los errores contables puedan ser identificados y corregidos antes de que ocurra una pérdida financiera real. Apartado Dentro de una adecuada gestión del control interno, la administración es el punto clave para evitar problemas a futuro, asimismo es fundamental que la gobernanza de la entidad participe en el diseño de esta herramienta, la cual dependerá, en gran medida, del tamaño y del sector en el que se desarrolle la empresa. Por otra parte, cabe considerar que no existe entidad alguna en la cual no concurran riesgos, ya sean económicos, políticos o sociales; por ello, es necesaria la realización de evaluaciones cuando se hace referencia a esta herramienta a fin de contar con métricas, también llamadas KPI o indicadores clave de desempeño que ayuden a identificar los puntos que se considerarían un peligro para la empresa estableciendo un modelo de control interno efectivo que busque mitigarlos dentro de lo posible en la entidad; para ello, se pueden utilizar diferentes técnicas de evaluación de riesgos, entre otras, las siguientes: Análisis de vulnerabilidades (crediticias, de mercados, jurídicos). GESI (Gubernamental, Económico, Social e Informativo). FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas). El control interno como herramienta efectiva en los negocios Síntesis El control interno es un elemento fundamental en el correcto funcionamiento de cualquier entidad ya sea lucrativa o no; es primordial contar con los conocimientos mínimos suficientes para desarrollar una adecuada implementación en cualquier organización, en la cual se deben involucrar los empleados y la gobernanza de la entidad. L.C.C. Ángel Pineda Zapata MGTI Contralor en Constructora y Urbanizadora Muralla, S.A. de C.V. Jefe del Departamento de Ciencias Económico-Administrativas del Tecnológico Nacional de México Campus Nuevo Laredo contraloria@muralla.com.mx angel.pz@nlaredo.tecnm.mx DOSSIER DOSSIER 22 23
Desde la perspectiva más general, hay menos regulaciones en el sector privado que en el público, pues las empresas del sector privado utilizan un número menor de controles que los organismos gubernamentales. En el sector privado, las empresas son libres de establecer sus propios estándares y elegir los controles que desean utilizar. Esta es la razón por la cual las empresas del sector privado utilizan una combinación de controles para garantizar que los procedimientos se sigan correctamente y es sumamente importante que la gobernanza de la entidad deba utilizar los controles correctos y realicen los procedimientos necesarios que garanticen la transparencia de las transacciones. Para eso, dentro del diseño e implementación del control interno se deben utilizar tres tipos básicos de control, por ejemplo: el preventivo, la detección y el correctivo, los cuales deben estar orientados al logro de los objetivos y las metas de la empresa, y podemos resumirlos de la siguiente manera: Controles internos correctivos. Como su nombre lo indica son las acciones que utiliza la gobernanza de la entidad para la toma de decisiones. Controles internos preventivos. Se utilizan para supervisar las cuestiones económicas y los productos o servicios que proporciona la empresa. Controles internos de detección. Auxilian en la identi cación de errores que se omitieron en los controles preventivos. Ahora bien, ¿qué debe tomar en cuenta la gobernanza de la entidad al implementar un adecuado control interno? Debe prestar especial atención en establecer una cultura organizacional que fomente la actitud y la disciplina, ya que estos factores afectan la realización de los procedimientos de control, sin dejar de lado el objetivo que persigue la gobernanza de la entidad. Finalmente, las actividades de control más efectivas involucran a la gerencia en su planificación e implementación para asegurar que las tareas asignadas beneficien a la empresa, la cual puede establecer objetivos y puntos de referencia antes de que comience la actividad de control. Dichas actividades pueden corresponder a aprobaciones u autorizaciones por parte de la gobernanza de la entidad, realización de conciliaciones, segregación de funciones, generación de salvaguardas de equipo, revisión de indicadores de desempeño, entre otras. Conclusión Las empresas privadas deben contar con mecanismos de control interno para evitar que se cometan errores contables u operacionales. Estos mecanismos deben estar diseñados para que los empleados sepan cómo realizar tareas específicas dentro de un sistema sin que necesariamente exista una supervisión sobre ellos, y educándolos sobre los riesgos potenciales asociados con la realización de transacciones sin un control interno adecuado. Una vez que se han tomado todas las precauciones, es hora de que las empresas privadas implementen procedimientos para analizar las transacciones después de que se realicen dentro de los sistemas de control interno. Esto permitirá a la gobernanza de la entidad identificar cualquier error que se haya cometido durante la etapa de registro de transacciones del control interno para que puedan hacerse las correcciones antes de que se generen los informes. DOSSIER 24
Introducción En toda empresa comercial los inventarios representan el “corazón”, es decir, son la razón de su existencia, por lo que representan en gran medida su capital de trabajo; desde el punto de vista de su gestión financiera, la administración del inventario se orienta a la cantidad óptima de inventario que deberá mantenerse, así como la fecha en que deberán colocarse, la cantidad de pedido, las cantidades de unidades a ordenar, en este apartado desempeña un papel preponderante, el tipo de control administrativo, contable y fiscal. Por lo anterior, el objetivo de la presente investigación es determinar la importancia del control interno de una empresa comercial en el ámbito de la Pequeña y Mediana Empresa (PyME), desde la perspectiva financiera y fiscal. Según datos del último censo económico (INEGI 2019), más de 95% de los establecimientos comerciales son micro, medianas y pequeñas empresas, y representan más de 50% del Producto Interno Bruto. La mayoría está constituida como negocio familiar y no cuentan con una cultura organizacional ni un administrativo. A pesar de la importancia que tienen los inventarios por la razón antes descrita, siempre se observan problemas en esta partida, en el ámbito financiero y fiscal por la ausencia de un control interno a escala microempresarial. El control interno permite observar la eficiencia y eficacia de las operaciones y la confiabilidad de la información financiera, por lo que es un aspecto relevante en la gestión empresarial. Al respecto, la NIA 400 define el sistema de control interno así: Todas las políticas y procedimientos adoptados por la administración de una entidad para ayudar a lograr el objetivo de la administración de asegurar, tanto como sea factible, la conducción ordenada y eficiente de su negocio, incluyendo adhesión a las políticas de administración, la salvaguarda de activos, la prevención y detección de fraude y error, la precisión e integralidad de los registros contables, y la oportuna preparación de información financiera confiable. Señalan Bonilla Garza1 y Malca Gonzales2 que el inadecuado control interno en los inventarios puede repercutir en desabasto o exceso de existencias, problemas en caducidad o de obsolescencia, costos de mantenimiento, cargos financieros, tanto en la elaboración de los informes financieros como en la toma de decisiones, errores que pueden llevar a la microempresa a la quiebra. En el ámbito fiscal, las afectaciones de las empresas comerciales por un inadecuado control interno son: los faltantes en los inventarios El inadecuado control interno en los inventarios puede repercutir en desabasto o exceso de existencias C.P.C. y Dr. Lázaro Salas Benítez Socio del Colegio de Contadores Públicos del Sur de Tamaulipas, A.C. Profesional independiente en el área financiera, fiscal y de auditoría Docente de tiempo completo en la Facultad de Contaduría de la Universidad Veracruzana, Campus Tuxpan lasabe.2380@gmail.com; lsalas@uv.mx Dra. Edalid Álvarez Velázquez Profesional en el área financiera, consultoría y de auditoría Docente de tiempo completo en la Facultad de Contaduría de la Universidad Veracruzana, Campus Tuxpan edalvarez@uv.mx Importancia del control interno en los inventarios en las PyMES desde la perspectiva financiera y fiscal Síntesis El presente texto es parte de una investigación que se realizó en una microempresa departamental, cuyo estudio es cualitativo con descripción del diseño operacional del control interno de inventario empleado, se apoya en técnica de investigación observacional y de entrevista con el fin de conocer la gestión del modelo de inventario empleado desde el ámbito financiero y fiscal, fundamentada en la normatividad contable, fiscal y administrativa. DOSSIER 27 DOSSIER 26
(diferencia entre las existencias física y contable); el método de costeo de ventas; mermas y mercancía obsoleta, devuelta o con caducidad, incluso su destrucción. Los problemas anteriores tienen un impacto en los inventarios como consecuencia de un inadecuado control, por lo que en la rotación del inventario da como resultado comprar de forma desproporcional, lo que conlleva a tener un exceso de inventario en artículos de baja rotación y quiebres de stock en productos que tienen una mayor rotación. Por consiguiente, su afectación es directamente en la rentabilidad de la empresa, indican López Rojas y Quenora Salazar.3 Con relación a la carencia de control interno, Malca Gonzales menciona que la falta de este en los niveles de control correctivo, preventivo y de detección en los inventarios origina un problema al momento de realizar una planeación financiera.4 Conceptualización de los inventarios Laconceptualizaciónde inventarios seamplióen la tabla1en lacual sepresentan las definiciones correspondientes partiendo de su normalización. Tabla 1. Conceptualización de los inventarios Autor Conceptualización Normas de Información Financiera 2022 De acuerdo con la NIF C-4 se define Inventarios - Activos no monetarios sobre los cuales la entidad ya tiene los riesgos y beneficios: adquiridos y mantenidos para su venta en el curso normal de las operaciones de una entidad: • En proceso de producción o fabricación para su venta como productos terminados. • En forma de materiales a ser consumidos en el proceso productivo o en la prestación de los servicios. Normas Internacionales de Información Financiera 2019 El Módulo 13 nos indica los siguientes términos que se usan, en la presente Norma, con el significado que a continuación se especifica: inventarios son activos poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operación. En proceso de producción con vistas a esa venta. En forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de producción, o en la prestación de servicios. Ley del Impuesto Sobre la Renta (2022) Son las existencias al cierre del ejercicio, de materias primas, productos semiterminados o productos terminados. Metodología Tomando en cuenta la administración, registro, control y gestión de inventarios, se contrasta con los procedimientos que se realizan en una microempresa departamental (muestra) ubicada en la ciudad de Tuxpan, Veracruz, la cual mantiene 50 años de instalada como sucursal; asimismo, se apoya en las operaciones y control del inventario en un sistema denominado JDA. Se determinará si el sistema cumple con las especificaciones normativas de registro, administración, control y gestión de inventarios, tomando en cuenta la diversidad de su composición. Instrumentos de recolección de datos Para llevar a cabo esta investigación se diseñó un instrumento para la recolección de datos, con base en las Normas de Información Financiera y de control interno para su cumplimiento. Es un cuestionario dividido en cuatro secciones, orientado en los departamentos que influyen en las operaciones de los inventarios: compras, ventas, almacén y contabilidad. La primera sección está dirigida al departamento de almacén, la cual consta de un total de 11 preguntas, con respuestas cerradas únicamente. La segunda sección está orientada al departamento de compras y se integra por ocho cuestionamientos; mientras que la tercera sección al departamento de ventas, con ocho interrogativas de respuesta cerrada, de las cuales se espera un sí, desde la pregunta 1 hasta la 7; en la pregunta 8 se espera un no por la naturaleza de esta. La cuarta sección está enfocada en el departamento de contabilidad, el instrumento aplicado cuenta con 10 interrogativas y, de igual forma, consta de respuestas cerradas. Escala de valoración A cada sección se le estableció una escala de valoración. Posteriormente, los resultados de cada sección se integraron en una sola escala, la cual permite calificar de muy malo a excelente el control interno de los inventarios. Resultados Los resultados obtenidos de la aplicación por sección del ciclo de operaciones se presentan en la tabla 2. Tabla 2. Concentración de resultados Sección Porcentaje (100) Porcentaje global (100%) Porcentaje global obtenido Valoración Almacén 100% 29.73 29.73 Excelente Compras 100% 21.62 21.62 Excelente Ventas 86% 21.62 18.91 Excelente Contabilidad 100% 27.03 27.03 Excelente Figura 1. Interpretación del resultado del instrumento Compras Almacén Contabilidad Ventas Sección 1 Sección 2 Sección 3 Sección 4 100 80 60 40 20 0 Fuente: elaboración propia. DOSSIER DOSSIER 28 29
Traducidos los resultados a un gráfico de radar (figura 1) se puede observar la tendencia a un estado ideal de control, administración, registro y gestión de los inventarios. El polígono tiende a establecerse de manera perfecta, sin embargo, al no hacerlo significa que existe una brecha u oportunidad de mejora. Conclusión Los inventarios son una parte fundamental para el ciclo de vida de una empresa, ya que estos generan una utilidad, pero también pueden producir una pérdida o, en el peor caso, llevar a la empresa a la quiebra. Es por eso que el control interno en los inventarios es un tema relevante y requiere del interés y preocupación a escala microempresarial. Llevar una buena gestión y/o control de inventarios, evita situaciones que puedan perjudicar a la microempresa en el ámbito financiero y fiscal, al contrario, al tener esta herramienta genera orden para el adecuado funcionamiento. La permanencia de una empresa se puede medir en términos de la eficiencia del sistema de control de inventarios, por medio del cual se evitan mermas, faltantes, robos, obsolencia, etcétera. En el ámbito fiscal, se evitaría la acumulación de ingresos por faltantes de inventarios o la incorrecta deducibilidad, por la indebida valuación en el costo de ventas o por el incorrecto procedimiento en la destrucción de mercancía, mermas u obsolescencia. 1 Bonilla Garza, A. (2019). México Industry. Industria 4.0. https://acortar.link/KFm7dM 2 Malca Gonzales, M. A. (2016). El control interno de inventarios y su incidencia en la gestión financiera de las empresas. Repositorio USMP. Lima. https://acortar.link/gmFrFg 3 López Rojas, M. A. y Quenora Salazar, H. J. (s. a.). El control interno de los inventarios y su incidencia en la rentabilidad de la compañía Mendez y Asociados, Asomen S. A de la Ciudad de Guayaquil. Diseño de un Modelo de gestión para el control y Manejo de los Inventarios. Repositorio Institucional de Guayaquil. http://repositorio.ug.edu.ec/handle/redug/19342 4 Malca Gonzales, M. A. (2016). Op. cit. Fuentes consultadas Código Fiscal de la Federación 2022 (2022). México: Editorial ISEF. Consejo Mexicano de Normas de Información Financiera (2022). Normas de Información Financiera. México: Instituto Mexicano de Contadores Públicos. Ley del Impuesto Sobre la Renta 2022 (2022). México: Editorial ISEF. Tapia Iturriaga, C. K., Mendoza Nigenda, S. y Castillo Prieto, S. (2021). Fundamentos de auditoría: aplicación práctica de las Normas Internacionales de Auditoría. México: Instituto Mexicano de Contadores Públicos. Plua Plua, D. I., Loor Salazar, M., Zurita Fabre, A., Espinoza Pérez, P., y Pine Ramírez, W. (2017). Los inventarios y sus efectos en la liquidez de las empresas comerciales. Contribuciones a la Economía ( julioseptiembre). http://eumed.net/ce/2017/3/inventarios-liquidez-empresas.html Llevar una buena gestión y/o control de inventarios, evita situaciones que puedan perjudicar a la microempresa en el ámbito financiero y fiscal DOSSIER 30
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