Portal empresarial. Sistema para la vigilancia y cumplimiento de obligaciones ante el INFONAVIT

C.P. Fidel Serrano Rodulfo/Socio de Serrano y Asociados Contadores Públicos, S.C./fidels@serranocpc.com

El Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT) ha buscado mejorar su relación con los trabajadores y los patrones, por medio del uso de herramientas tecnológicas que les permitan a los diversos actores del Instituto mantener una comunicación y vinculación con el uso de los medios electrónicos

Trabajadores, patrones y el INFONAVIT han pasado de la interacción personal al uso de diversos instrumentos basados en Internet, que con el paso del tiempo les ha dado conocimiento, familiaridad y oportunidad a la relación entre todos los integrantes del sistema en ese Instituto. Los trabajadores, mediante el uso del portal del Instituto, pueden realizar diversas actividades que les permiten conocer si son sujetos de crédito, obtener su precalificación para un crédito, conocer el monto máximo de crédito al que pueden tener acceso, saber en qué pueden utilizarlo, conocer cuánto tienen de ahorro en su cuenta individual, saber en todo tiempo el monto de su adeudo, identificar los pagos que ha realizado su patrón tanto por las cuotas que está obligado a aportar como por el pago de los descuentos que le realiza de su salario; de ahí la importancia y transparencia del uso de estas nuevas formas de comunicación entre el Instituto y los trabajadores.

Ahora bien, los patrones han utilizado medios electrónicos diversos, como el correo electrónico y la página de web del Instituto, para conocer su situación ante el INFONAVIT, como organismo fiscal, y han recibido por parte de este diversa información útil, por ejemplo, si se trata de un patrón cumplido, si califica como “Empresa de Diez”, si está por vencer el pago de las aportaciones y amortizaciones a los créditos, poder realizar envío de recordatorios de pago y enviar felicitaciones de pago oportuno.

Asimismo, el uso del portal de Internet del Instituto le ha permitido al patrón conocer su situación fiscal y la que tienen los créditos que obtuvieron sus trabajadores o la situación de aquellos que pudieran serlo. Le permite contar con el Sistema Único de Autodeterminación (SUA), el cual es un sistema de pago de aportaciones patronales y descuentos; acceder al sistema de envío de información para realizar el pago de estos (Sistema de Pago Referenciado [SIPARE]); cumplir con las obligaciones de empresas prestadoras de servicios mediante el Sistema de Responsabilidad Solidaria (SIRESO); conocer la información y documentación para optar por dictaminar sus obligaciones ante el INFONAVIT; obtener su constancia de situación fiscal por el cumplimiento de sus obligaciones; conocer los formularios y procesos de cumplimiento de obligaciones, tanto de manera presencial como electrónica, entre otros.

Además, el patrón puede utilizar los servicios del Centro de Atención Empresarial (CAE), donde se pueden realizar preguntas o solicitudes para estar en contacto directo con el Instituto y tener acceso al sistema Portal Empresarial, que representa el medio electrónico más eficiente con que cuenta el Instituto y que ofrece el mayor número de servicios digitales que hoy puede proporcionar el INFONAVIT.

Portal Empresarial

Este sistema permite al patrón interactuar en forma digital con el INFONAVIT en diversas áreas de servicio por medio de su página web, como es el caso de las siguientes actividades y procesos. Para ingresar al sistema, el patrón deberá registrar su NRP, una cuenta de correo electrónico y asignar una contraseña; de esta forma, podrá activar el uso del sistema.

Consulta, aclara y ponte al corriente. Sin duda es el área en donde más se apoya el Instituto para dar a conocer al patrón su estado de cumplimiento, hacer las aclaraciones necesarias y, finalmente, determinar el monto de sus adeudos para regularizarse; es decir, aquí pueden revisar si tiene adeudos de algún periodo-bimestre de los últimos 10 años y conocer el detalle de los mismos. Para realizar las aclaraciones, es necesario consultar el catálogo de causales de aclaración, descargar el archivo en Excel que contiene la lista de trabajadores con omisiones de pago y darle seguimiento a las aclaraciones ingresadas, para finalmente realizar el pago de aquellas que no se hubiesen aclarado y si existe el adeudo.

Medios de pago. Este menú permite al patrón generar la línea de captura para el pago de las aportaciones y amortizaciones de créditos con base en la propuesta que emite el Instituto, tanto del bimestre por vencer como de aquellos que no se cumplieron en tiempo y forma, incluyendo sus accesorios.

SIRESO. Es la herramienta creada para aquellos patrones que contratan trabajadores mediante un intermediario laboral (outsourcing) y por este medio se cumple con el envío trimestral de la información a que están obligadas dichas empresas prestadoras de servicios de personal.

Estado de cuenta. En este programa electrónico se puede obtener la información de la situación que guarda cada bimestre, identificando el monto de las aportaciones, amortizaciones y el valor total de la emisión que hizo el Instituto, así como el monto del pago realizado por el patrón y, en su caso, el monto del adeudo que hubiese resultado; además, la información se puede obtener en archivos con formato PDF y Excel.

Consulta de trabajadores. Aquí se pueden realizar las consultas de los trabajadores que han obtenido un crédito del INFONAVIT, así como los avisos de inicio de retención de descuentos, aviso de suspensión a la retención y de modificación del valor de los descuentos. También es una herramienta valiosa, ya que permite al patrón obtener información de algún trabajador que cuente con un crédito del INFONAVIT con el que no tiene relación laboral y pudiese contratar.

Consulta de incidencias. Esta herramienta le permite al patrón conocer las ausencias e incapacidades que tiene registrado el Instituto, así como otros movimientos que afectan la remuneración de los trabajadores; la consulta se puede realizar por bimestre y la información se puede obtener en archivos con formato PDF y Excel.

Movimientos afiliatorios. Aquí se pueden consultar los movimientos realizados en cada bimestre y que afectan el pago de las aportaciones y amortizaciones como es el caso de los avisos de modificación de salarios, reingresos y bajas; la información se puede obtener en archivos con formato PDF y Excel.

Comprobante fiscal por el pago de aportaciones. Aquí se pueden solicitar y descargar los comprobantes fiscales de los pagos realizados por el patrón, independientemente de que el Instituto los emita.

Constancia de situación fiscal. Este documento se puede generar en el Portal Empresarial y sirve para acreditar la situación del patrón y con ella participar en procesos de contratación con el INFONAVIT o terceros.

Beneficios y características

El Portal Empresarial del INFONAVIT permite al patrón contar con un medio de comunicación formal e inmediato, a decir de los funcionarios del Instituto, el cual es el que permite actualizar la situación del patrón y evitar con ello futuras aclaraciones y actos de molestia.

Para algunos patrones este sistema ha representado un verdadero problema, ya que la información que fue aclarada, después de algún tiempo vuelve a generar un acto de molestia, pues aparece en el sistema como no atendido o es requerido mediante un procedimiento administrativo de ejecución; a decir de los funcionarios del Instituto, es por la actualización de las bases de datos que se van depurando en el tiempo y que no se cancelan en su totalidad, por lo que vuelven a aparecer; a posterior intento del patrón por solucionar dichas diferencias, el Instituto ha establecido la posibilidad de aclarar en forma presencial y por escrito –y no por medios electrónicos– las diferencias para que ellos, desde el interior del Instituto, busquen la forma de incorporar la aclaración correspondiente para cancelar definitivamente créditos por diferencias.

Con frecuencia se omiten las aclaraciones que ya se efectuaron bajo otros procedimientos que el propio Instituto estableció para el cumplimiento de las obligaciones que tienen los patrones. Dentro de las reiterativas están:

  • La información que los patrones están obligados a presentar mediante el SUA, tratándose de ausencias del trabajador por inasistencias e incapacidades.
  • La presentación de avisos afiliatorios mediante el IMSS Desde Su Empresa (IDSE), por trabajadores con modificaciones de salario o bajas que se dan a conocer en los últimos días de cada bimestre natural.
  • El inicio de descuentos o la suspensión de estos, cuando no se emiten los avisos correspondientes y la cédula hace las veces de aviso, provocando permanentemente un requerimiento de diferencias y una aclaración.
  • Emisión de diferencias por periodos caducos y que por el monto poco representativo (en ocasiones importes menores de diez pesos), el patrón prefiere pagarlas que aclararlas, haciendo innecesario el pago de un adeudo inexistente.

Conclusión

El uso de las herramientas tecnológicas, que el INFONAVIT ha puesto a disposición de los trabajadores y los patrones, permite un acercamiento permanente con el Instituto, facilita el cumplimiento de las obligaciones de los patrones y trabajadores, evita la corrupción, fomenta la transparencia y hace flexible el servicio, tanto en beneficio de los trabajadores como para el cumplimiento de las obligaciones de los patrones. Sin embargo, ha sido lamentable que la eficiencia de su portal de Internet no sea permanente y la calidad de la información no corresponda con la realidad de los patrones, lo cual requiere frecuentemente realizar aclaraciones y/o pagos innecesarios para contar con la constancia de situación fiscal del INFONAVIT.

Artículo escrito por:

- quien ha escrito 910 artículos en la Revista Contaduría Pública : IMCP.


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