Ley General de Contabilidad Gubernamental. Asesoría en procesos, organización e inventarios físicos

C.P.C. Jorge Alberto Díaz Guadarrama
Director de Díaz Guadarrama y Asociados, S.C.
Miembro de la Comisión de Consultoría del IMCP
jadiazgu@hotmail.com

La Ley General de Contabilidad Gubernamental (LGCG), en vigor desde el 1 de enero de 2009, cuyo objeto es establecer los criterios generales que regirán la contabilidad gubernamental y la emisión de información financiera de los entes públicos, tiene como principales propósitos:

  • Incrementar la transparencia:
    • Ejercicio del gasto.
    • Rendición de cuentas.
  • Establecer criterios generales:
    • Contabilidad gubernamental.
    • Emisión información financiera.
  • Facilitar el registro y la fiscalización:
    • Activos.
    • Pasivos.
    • Patrimonio.
    • Ingresos.
    • Gastos.
  • Establecer mecanismos para evaluar:
    • Eficacia y eficiencia del gasto público.
    • Administración de la deuda pública.
    • Obligaciones contingentes y patrimonio del Estado.

Si bien el objetivo primordial de la LGCG es contar con criterios estandarizados para que los entes públicos cuenten con una contabilidad patrimonial, en algunos casos se ha confundido que el tema de la ley es primordialmente de sistemas, siendo que incluye una serie de aspectos que no son exclusivos del sistema, sino que debe considerarse de manera integral la asesoría para una adecuada implementación donde la figura del Contador Público es vital para dicha asesoría. Veamos.

Procesos
Alineación de los procesos conforme a los requerimientos de la nueva ley en los siguientes aspectos:

  • Manuales y guías de políticas y procedimientos de contabilidad.
  • Procesos sustantivos y adjetivos, registro de activos fijos, almacenes y otros que impliquen un control patrimonial.

 

Organización
Definición y reestructuración organizacional respecto a:

  • Líneas de mando del organigrama y funciones de altos cargos.
  • Matriz de responsabilidades.
  • Descripción de puestos y perfiles respecto a su alineación con las funciones del ente público.
  • Cargas de trabajo del personal de los puestos.

 

Inventarios físicos
Para la definición de la forma en que se han de realizar los inventarios físicos, se debe tomar en cuenta:

  • Una adecuada planeación en cuanto a la manera de desarrollar los inventarios de bienes muebles:
    • Definir los campos al momento de hacer el inventario físico (número de serie, marca, submarca, modelo, nombre del empleado resguardante, ubicación, estado del bien, etcétera).
    • Definir qué se realizará con los artículos personales y las obras de arte.
    • Definir las etiquetas a utilizar (plastificadas, térmicas, metálicas) y la codificación de estas para su fácil identificación única en el sistema tecnológico.
    • Evaluar la posibilidad, dependiendo del tamaño del ente público, de que un sistema tecnológico ayude a la toma física posterior de inventarios del ente público, por medio de escáneres o lectores de códigos de barra.
    • Realizar un adecuado plan de comunicación para que la toma física sea exitosa.
    • Definir un grupo de oficina de proyecto que coordine todas las actividades y que maneje las relaciones con el cliente y con los posibles proveedores involucrados.
    • Identificar campos clave para la conciliación con los registros en los módulos de activos fijos y contables (número de inventario, de serie, de factura, etcétera).
    • Realizar juntas de avances periódicas para la identificación de barreras que se solventen en el transcurso del proyecto.

El tema de sistemas desempeña un papel importante más no definitivo, y los puntos a evaluar para definir si el sistema tecnológico se acopla a las necesidades del ente público, son:

  • Identificar el número de transacciones y si el sistema tecnológico lo soporta.
  • Identificar si es un sistema propio o un sistema tecnológico comercial.
  • En caso de que sea propio, verificar los temas de seguridad, iniciando con el acceso restringido.
  • En caso de ser un sistema tecnológico comercial, verificar la facilidad en las matrices de conversión para efectos del catálogo de cuentas y los dígitos a incluir en este.
  • Si no se cuenta con un sistema tecnológico y se utilizan hojas de cálculo, ver la viabilidad de adquirir un sistema comercial de no alto costo.
  • Si se tiene un sistema y no permite hacer cambios para el cumplimiento de la Ley General de Contabilidad Gubernamental en temas de catálogo de cuentas y el manual de contabilidad, evaluar la posibilidad de adquirir un sistema robusto de conformidad con las necesidades del ente público.
  • El campo de acción del Contador Público como consultor tiene una gama importante de participación como:
  • Evaluar todas las dimensiones del ente público para identificar los impactos de la LGCG e integrar un plan estratégico de instrumentación.
  • Trabajar en las personas para lograr una adecuada implementación en los nuevos procesos, a partir de la LGCG.
  • Establecer canales de comunicación adecuados entre las direcciones o áreas para un adecuado éxito en el cumplimiento de la LGCG.
  • Desarrollar primeramente la parte de procesos, cultura y personas antes de implementar el aspecto tecnológico.
  • Establecer una adecuada administración del cambio para el éxito en la adopción de la LGCG.
  • Opinar sobre la generación de información del sistema.
  • Asumir la responsabilidad de su contabilidad, de la operación del sistema, así como del cumplimiento de lo dispuesto por esta ley y las decisiones que emita el Consejo Nacional de Armonización Contable (CONAC).

Por lo anterior, la importancia en diferentes aspectos del Contador Público como consultor se torna fundamental lejos del aspecto financiero.

Artículo escrito por:

- quien ha escrito 681 artículos en la Revista Contaduría Pública : IMCP.


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