C.P. y M.C. María Ana Mercedes González Armendáriz
Profesora de Asignatura PLUS
ITAM
Maestría en Contaduría Universidad de Florida
agonza@itam.mx
Actualmente, la planeación y la administración financiera son fundamentales para las sociedades que buscan un crecimiento sostenido y una mayor competitividad, mediante el uso de mejores prácticas en su operación diaria. Por ello, es fundamental que la planeación contemple una visión estratégica que ejerza liderazgo en el aspecto personal y empresarial
Este documento pretende orientar al lector del Código de Mejores Prácticas Corporativas, en la aplicación eficiente de las prácticas recomendadas por el Consejo Coordinador y que de esta forma sirva de guía en el diagnóstico de la salud financiera de la empresa.
Planeación estratégica
La planeación estratégica busca acotar la incertidumbre en el ámbito donde se desarrolla la sociedad, y su proceso incluye los siguientes pasos: formulación de la estrategia, implementación de la estrategia y evaluación de la estrategia.
Formulación de la estrategia
Esta incluye desarrollar una visión y una misión, resaltando los valores y filosofía de la sociedad. Aquí se identifican oportunidades y amenazas externas, se determinan fuerzas y debilidades internas, y se establecen objetivos de mediano y largo plazo, generando así estrategias alternativas y eligiendo estrategias particulares a alcanzar.
El primer paso es establecer una visión, la cual debe ser distintiva y específica, expresando lo que se quiere alcanzar, alineado a lo que esperan los accionistas del negocio y que sirva como herramienta administrativa para la toma de decisiones de la sociedad.
La misión describe la actividad y propósitos comerciales actuales, señala el alcance de las operaciones de una sociedad en términos de productos servicios y mercados, donde se describen los valores y prioridades de esta. La alta dirección debe pensar sobre la naturaleza y el alcance de las operaciones actuales con el fin de evaluar el atractivo de mercados potenciales y actividades futuras.
Es recomendable que los consejeros, funcionarios y empleados trabajen conscientemente en el desarrollo de los valores que rigen en la sociedad.
El diseño de una buena estrategia requiere un análisis de factores externos, ya sean económicos, políticos y del medio ambiente, para identificar oportunidades, limitaciones y amenazas; y una evaluación de las condiciones internas con el fin de reconocer fortalezas y debilidades de la sociedad.
Una vez establecidas las bases de la planeación estratégica se señalan los objetivos a seguir, los cuales deben ser concretos, realistas, desafiantes, acotados en el tiempo y medibles.
Es recomendable plantear tanto objetivos a largo como a corto plazo. Los objetivos de largo plazo se refieren a acciones requeridas para alcanzar los objetivos estratégicos, como pueden ser: la evaluación de propuestas de inversión en activos fijos, la compra de nuevos equipos y la incorporación de nuevos productos, así como determinar los recursos necesarios para llevarlos a cabo. Los objetivos de corto plazo son objetivos anuales que ayudan a alcanzar los objetivos a largo plazo.
El cumplimiento de los objetivos estratégicos está respaldado por indicadores que miden el resultado esperado de cada objetivo y por políticas que establecen reglas y procedimientos para apoyar la toma de decisiones sobre la asignación y utilización de recursos.
Implementación de la estrategia
En esta fase se requiere que la empresa establezca mecanismos de comunicación y difusión de la estrategia en los diferentes niveles de la sociedad.
La alta dirección debe comunicar y aterrizar en planes concretos cada uno de los objetivos estratégicos con acciones específicas, tiempos de implementación y personas responsables, que motiven a los empleados a hacer suyos dichos objetivos.
Se debe realizar un monitoreo y seguimiento continuo al grado de avance de cada una de las estrategias.
Evaluación de la estrategia
Todas las estrategias están sujetas a ser modificadas, ya que los factores externos e internos están en constante cambio, el éxito de hoy no garantiza el éxito de mañana y la sociedad debe estar en un continuo proceso de aprendizaje.
El Consejo de Administración y la alta dirección necesitan evaluar el funcionamiento adecuado de las estrategias particulares y modificarlas si es necesario.
Presupuesto alineado a la estrategia
Debido a que el presupuesto es la estimación de los ingresos y los costos y gastos para la obtención de una utilidad esperada, el órgano intermedio encargado de las funciones de planeación y finanzas deberá auxiliar al Consejo de Administración en la validación del presupuesto, siempre considerando la alineación del presupuesto a la estrategia.
El seguimiento que se le da al presupuesto consiste en una comparación entre el valor estimado y el valor obtenido que se presenta en términos absolutos y porcentuales. Las reuniones de evaluación del presupuesto buscan la explicación de las variaciones.
Es recomendable que se establezca una desviación estándar razonable y se ponga atención en determinar solo las causas de las variaciones extraordinarias, y así establecer las acciones de contención y la reacción a las desviaciones que sean necesarias.
Asimismo, se recomienda que las sociedades realicen un presupuesto dinámico, incorporando periódicamente los resultados reales al pronóstico en lugar de un presupuesto estático, donde solo se revisan una vez al año los resultados.
Una buena planeación del presupuesto incluye escenarios e identificación de riesgos, utilizando modelos que arrojen el resultado esperado con variaciones del mismo y así contar con un margen de maniobra en caso de alteraciones propias o ajenas a la sociedad. Además, el presupuesto debe adoptar algún modelo de flujo de efectivo.
La elaboración de un presupuesto maestro ayuda a traducir los objetivos a corto plazo de la sociedad en acciones cuantificables, vinculando los planes de acción con las adquisiciones y compromisos de recursos financieros, así como con la operación del ejercicio a presupuestar.
El presupuesto maestro, a diferencia del plan a largo plazo, abarca un periodo no mayor a un año y su punto focal lo constituyen los centros de responsabilidad y no las unidades estratégicas de negocio o líneas de producción, como lo hace el plan a largo plazo.
Un presupuesto maestro incluye el presupuesto operativo, que identifica y cuantifica los recursos necesarios para llevar a cabo las actividades presupuestadas de producción, compra, personal y mercadotecnia, así como el presupuesto financiero que considera las fuentes y aplicaciones de los recursos presupuestados para la operación.
Políticas financieras
Las sociedades deben establecer Políticas de Inversión y Financiamiento (PIF) que señalen el límite máximo de inversión necesario para que la sociedad pueda cumplir con su objetivo principal, y esté orientada a la expansión de capacidades, mejoras o reemplazos de activos productivos, investigación y desarrollo, entre otros. La PIF deberá establecer las bases de salida de los activos, ya sea por obsolescencia, desuso o desgaste natural de los mismos, buscando la forma más rentable de deshacerse de ellos.
La PIF deberá contener el alcance de las inversiones que la sociedad deba realizar en activos que produzcan rendimientos financieros y el nivel máximo de apalancamiento autorizado por el Consejo de Administración.
El objetivo fundamental del área de finanzas es reducir los recursos financieros ociosos, garantizar la disponibilidad de recursos financieros requeridos, establecer los mecanismos para controlar el uso adecuado de los recursos financieros y prevenir el fraude y la corrupción.
Para alcanzar estos objetivos se necesita establecer una serie de políticas adicionales, entre las que tenemos:
- Política de liquidez. Busca minimizar el riesgo de la sociedad ante modificaciones en el tipo de cambio, inflación y posible quiebra de deudores.
- Política de inversiones. Establece el tipo de inversiones requeridas para alcanzar el flujo de efectivo proyectado.
- Política de financiamiento. Establece la forma de evaluación y obtención de fondos para el financiamiento de la sociedad.
- Política de cobros y pagos. Estableciendo una estrategia de cobros y pagos se puede obtener una proyección del flujo de efectivo basada en la estimación de ventas y costos.
- Política de seguro. Considerando el riesgo y vulnerabilidades de la sociedad, establece los objetos sujetos de aseguramiento.
- Política informática. Establece la manera en que el Sistema de Gestión garantiza y comparte información de manera protegida y permite a la dirección poner en práctica las acciones de inteligencia empresarial.
Las responsabilidades del departamento de tesorería en cualquier tipo de sociedad son:
La función de la tesorería es de suma importancia, ya que interviene en todo el proceso presupuestal, estimando junto con los responsables de ventas los ingresos de la sociedad, participando en la determinación de los costos y en la elaboración del plan maestro de los gastos generales; además, cuantifica, en la medida de lo posible, los riesgos en que incurre el negocio, así como la posibilidad de que los mismos se materialicen.
Asimismo, se recomienda que se amplíen las facultades y obligaciones del Consejo de Administración relacionadas con este anexo, incluyendo las siguientes:
- Definir la visión estratégica.
- Vigilar la operación.
- Aprobar la gestión.
- Asegurar la creación de valor para los accionistas y la permanencia en el tiempo de la sociedad.
- Asegurar la emisión y revelación responsable de la información.
- Asegurar el establecimiento de mecanismos de control interno y mecanismos para la evaluación, control y revelación de riesgos.
- Asegurar el establecimiento de planes de contingencia y de recuperación de la información.
- Asegurar que la sociedad cuenta con los mecanismos necesarios para cumplir con las obligaciones legales.
- Dar confianza a los diversos interesados, sobre la conducción honesta y responsable de los negocios de la sociedad.
En conclusión, es indispensable la participación del Consejo de Administración en la función de las finanzas y la planeación de las sociedades para asegurar la eficiencia en sus operaciones y, como consecuencia, resultados financieros satisfactorios.