Ética y gestión de la información. Impacto en la toma de decisiones

Mtro. y C.P.C. Benjamín Negroe Monforte
Director de Carreras de la División de Negocios
Universidad Anáhuac Mayab
benjamin.negroe@anahuac.mx

Dr. David Vegue Corbacho
Coordinador General de Formación Humana y Estudios Generales
Universidad Anáhuac Mayab
david.vegue@anahuac.mx

¿Es ventajoso para las empresas y los trabajadores gestionar la información desde criterios éticos? ¿Qué beneficios concretos otorga esta manera de actuar? ¿Cuáles son las situaciones de conflicto ético más frecuentes en el manejo de datos? ¿Qué tipo de criterios siguen las organizaciones exitosas para realizar una gestión ética de la información? A estas preguntas se responde en este artículo, sintetizando los resultados obtenidos en estudios actuales

¿Es ventajoso para las empresas y los trabajadores gestionar la información desde criterios éticos? ¿Qué beneficios concretos otorga esta manera de actuar?
Las investigaciones han demostrado que el comportamiento que respeta las normas morales es de gran importancia para la productividad individual, grupal y organizacional. Un factor decisivo que deben tener en cuenta los directivos en orden al incremento de la efectividad es la satisfacción ética de los agentes laborales (empresarios, socios, empleados, clientes, proveedores). La presencia de insatisfacción por comportamientos indebidos o malos ejemplos influye de forma negativa en los niveles de motivación personal, contribuye a la creación de un ambiente negativo, a la difusión de una reputación o imagen dudosa, a la manifestación de quejas y conflictos, afectando la productividad. Más graves son los casos en los que se tolera, como el estado normal de las cosas, una situación de corrupción, lo cual convierte a la empresa en un campo minado.
En relación con la gestión de la información, la ética aporta hacia el interior los beneficios concretos del orden y coherencia en las acciones de directivos y subordinados, autoridad moral, transparencia, integridad, mejora en las condiciones laborales, en la motivación, confianza, lealtad y la armonía necesaria para resolver los problemas que puedan surgir de una manera prudente y eficaz. Hacia el exterior produce la satisfacción del cliente sobre el producto y el servicio recibido, así como su continuidad en el consumo y la promoción informal de la marca–empresa. Resumiendo, estos aspectos cualitativos e intangibles resultan de vital importancia para lograr la sustentabilidad económica, social y medioambiental, así como para conquistar el posicionamiento, reputación y la confianza de los grupos sociales de interés.

¿Cuáles son las situaciones de conflicto ético más frecuentes en el manejo de datos?
En los últimos años los avances en tecnología y comunicación, que brindan a las empresas nuevas oportunidades para acceder, crear, almacenar y transmitir información, han impactado de manera especial el proceso de toma de decisiones. Han surgido también nuevos cuestionamientos éticos, entre otros, qué criterios adoptar para gestionar la información de manera respetuosa con los derechos laborales, de propiedad intelectual y de privacidad del cliente, proveedor, trabajador y empresario.
Los directores debaten hoy qué decisiones tomar respecto al uso, por parte de los empleados, de información no relacionada con su trabajo, como la consulta de prensa, la visita a portales de Internet, a redes sociales, el uso de celulares personales, etcétera. Las respuestas a estas cuestiones pueden implicar beneficios o pérdidas en los niveles de rendimiento y de producción.
En países como EE.UU., y Gran Bretaña una frecuente causa de despido tanto en empresas públicas como privadas es perder el tiempo navegando en la red, enviando mensajes e imágenes por
Facebook y Twitter, chateando, descargando música, viendo películas o accediendo en muchas ocasiones a páginas con contenido pornográfico. Se estima en estos países un promedio por día y trabajador de 30 minutos dedicados a esta actividad.
Otra situación que causa perjuicios laborales es la creciente saturación de información, la recepción de publicidad no deseada, la inversión en tecnología de comunicación ineficiente, la creación de bases de datos y documentos improductivos, el uso de información privada para realizar actos ilícitos, la sustitución de recursos humanos por trabajadores no especializados o por conmutadores telefónicos que no responden a las demandas, etcétera.
Ante estos fenómenos, que pueden complicar bastante la labor de un director o empleado y desanimar a cualquier cliente, una empresa ha de plantearse los criterios en los que base una gestión ética de la información que garantice el logro de los objetivos institucionales sin menoscabar los derechos de nadie.

¿Qué tipo de criterios siguen las organizaciones exitosas para realizar una gestión ética de la información?
Cada vez son más las empresas que utilizan instrumentos diseñados por ellas mismas para demostrar su compromiso ético ante la sociedad y evitar los abusos de información que proceden de dentro y fuera de su entorno, invirtiendo tiempo y dinero en la elaboración de planes a corto, medio y largo plazo de gestión ética de la información, así como dedicando esfuerzos a organizar, dirigir y controlar su aplicación.
Es la dirección de estas organizaciones la que supervisa el proceso de gestión de la información, por medio del departamento de comunicación institucional. El plan de gestión de la información se debe integrar en el documento que describe el sistema general de administración, como el plan estratégico y de procedimientos, para proporcionar la base de pertinencia en la que se interrelacionen todas las políticas, estrategias, comportamientos y procesos de la empresa.
En primer lugar, lo que se hace es analizar en qué punto se encuentra la empresa en relación con los indicadores sociales: legislación, instalaciones, sindicatos, sistemas de gestión implantados, impacto ético y social de las nuevas tecnologías e impacto de las actividades de la empresa sobre grupos de interés.
De este análisis surge la definición de qué tipo de información interesa, cuándo y cómo se quiere recibir, de qué manera se utilizará y cómo se dará la autorización para ser informado. Según estos criterios, se diseña un plan de acción que contenga un conjunto de reglas y propuestas inspiradas en los valores corporativos, encaminadas a consolidar un comportamiento ético común a todas las personas que forman parte de la organización (altos directivos, clientes, proveedores y subcontratistas, recursos humanos, entorno social, entorno ambiental, inversores, competencia y administraciones competentes).
Seguirá la configuración de un equipo de personas que se encarguen de llevar a cabo el plan de gestión ética de la información, que consiga los recursos necesarios, establezca indicadores e instrumentos de implementación (como líneas éticas para consultas, denuncias y reclamos, comités de ética, de transparencia, de comunicación, sanciones, etcétera), métodos institucionales de información, así como los procesos de verificación y auditoría interna.
Otras empresas, en el ámbito de la responsabilidad social, antes que diseñar su propio plan de gestión ética de la información, prefieren adherirse a alguna norma o certificación voluntaria de reconocimiento internacional, como la SGE21:2005, en la que base su sistema de gestión ética de la información, garantizando de esta manera el respeto de las orientaciones que las convenciones y organismos internacionales hacen sobre el trabajo o los derechos humanos, así como la legislación local.
Estos instrumentos de gestión ética de la información son medios, no fines, para caminar hacia la construcción progresiva de un humanismo corporativo. Dependerá del nivel de reflexión y aplicación de cada organización y persona implicada en este proceso, para contribuir a la mejora de la empresa y al bien común de la sociedad.

Referencias
Fernández, A. y Martín, V., “Gestión ética para el bien común en las organizaciones”, Revista Sinergia, 2011.
Mur, A., “Cómo implantar un sistema de gestión ética en la organización”, Revista AYS, núm. 10, 2007.
Melé, D., Ética en la dirección de empresas, Barcelona, Folio, 1997.

Artículo escrito por:

- quien ha escrito 958 artículos en la Revista Contaduría Pública : IMCP.


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