L.C.P. Alma Elisa Ramírez Cano
Asesoría de negocios/Desarrollo humano
Meraz, Romero, Trejo y Asoc., S.C.
mrt@mrtyasoc.com
Una agenda llena no implica una buena organización en sí. Es necesario replantear nuestro objetivo vital para redistribuir el tiempo. Todos los días tienen 24 horas, pero ¿quién nos dijo que tenemos que dormir 4 o 6 horas? ¿Por qué nos paramos a las 5 o nos dormimos las 11? ¿Por qué las jornadas laborales teóricamente son de 8 horas con media hora de descanso? En realidad no hay una ley que garantice cuánto tiempo tendríamos que dedicar al reposo, cuánto al trabajo, cuánto al desarrollo y cuánto a nuestras relaciones con otros para vivir mejor
Existen muchos estudios que argumentarían un porqué; no obstante, depende de cada persona, de su conciencia y de sus circunstancias actuales, la distribución de su tiempo para encontrar un equilibrio que permita, a la vez, lograr las metas laborales, favorecer un cuerpo sano y crecer como seres humanos integrales.
Desde este punto de vista, gestionar el tiempo puede sonar irónico porque el tiempo está ahí, en estricto sentido no podemos ganarlo ni perderlo: es imposible poner o quitar un día en nuestra vida, pero tenemos la posibilidad de utilizarlo eficazmente. Considerar el tiempo como uno de nuestros mejores aliados nos permitirá darle otro sentido a cada minuto y revalorar la dimensión del tiempo propio y ajeno.
Para dar este giro es importante centrar la mirada en la acción y en quien la realiza.
A nivel directivo siempre vamos contra reloj, es necesario visualizar nuestras prioridades y partir del presente, ir resolviendo cada tarea como una actividad continua. Resulta útil hacer un cronograma: una relación de actividades con los tiempos aproximados y los responsables de cada una para después jerarquizar y delegar de acuerdo con las exigencias o con la velocidad con la que podemos resolver cada asunto e ir agilizando las labores, pero no es suficiente si nuestra vida y la de nuestros compañeros de trabajo no se ve de forma integral. Para ello es necesario replantear el valor del tiempo a partir de las necesidades básicas del hombre, no solo de la empresa.
Como directivos, tenemos la posibilidad de transformar los paradigmas, potenciar nuestro enfoque de “el tiempo es oro” a “el tiempo es vida”. Ahora y aquí solo se vive una vez, en presente.
Liberándonos del tiempo
Partamos de un mundo plano que adquiere la tercera dimensión conforme nos acercamos. De acuerdo con el Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI), en México en 2014 la esperanza de vida —que se refiere al número de años que en promedio se espera que viva una persona—, es alrededor de los 75 años. Esto implica cerca de 27,375 días o 657,000 horas. Impresionante, ¿no? Entonces, cómo podemos decir: ¡no tengo tiempo!
Claro que nadie sabe el momento preciso en que ese conteo se terminará, pero sí que mientras vivamos, cada minuto tiene 60 segundos con infinidad de posibilidades para decidir día a día.
Vivisección
Me gusta llamar así a este apartado porque es una forma lúdica de desmenuzar nuestras actividades diarias, e imaginar nuestra agenda como a una rana ante el microscopio. Descubrir las vísceras de nuestro tiempo.
Lo primero que sugiero es lo siguiente:
- Realizar una bitácora de 168 horas como nos sugiere Laura Vanderkam, en su libro Qué hace la gente exitosa antes del desayuno. Propone elaborar un registro minucioso de las actividades que realizamos en 168 horas continuas. Un diario detallado de nuestras actividades de una semana desde las 5 de la mañana del lunes hasta las 4:30 del domingo siguiente.
- Muchos pensaríamos que tenemos un boceto en nuestra agenda, pero este ejercicio nos permite hacer consciente el uso real de nuestro tiempo para identificar cómo y en qué actividades podemos aprovecharlo mejor.
- Una vez identificados nuestros hábitos, propongo hacer tres listas con una visión a corto plazo: ¿qué quiero?, ¿qué tengo? y ¿qué necesito hacer?
• Aquí la tarea consiste en describir en frases cortas en dónde estoy ahora y hacia dónde me dirijo. Para esto resulta útil preguntarme: ¿Qué quiero/tengo/necesito hacer? ¿Cuánto tiempo me llevaría conseguirlo? ¿Qué acciones realizo/voy a realizar para lograrlo?
• Una vez que tenemos las listas de deseos —como me gusta llamarle—, es más fácil evaluar qué acciones son viables y de acuerdo con su importancia o con la facilidad-dificultad para realizarlas, priorizar y, sobre todo, ejecutar lo que hayamos decidido.
• En este punto es muy valioso que equilibremos los deseos, las obligaciones y las necesidades, porque prácticamente las tres están ligadas y dependiendo de qué tan bien resolvamos las necesidades básicas, estaremos preparados para realizar nuestros sueños y obligaciones, y viceversa. Estos tres puntos deben estar encaminados a un mismo fin, favorecer nuestro desarrollo humano, y de forma más amplia nuestra felicidad.
- A partir de los dos puntos anteriores, es necesario dar un seguimiento a los objetivos. Puedo reorganizar mi agenda de forma más consciente. Decidir qué haré las próximas 24 horas, la siguiente semana y, máximo, en un mes, e ir dando un seguimiento puntual y crítico que, a su vez, puede ser sujeto de adecuaciones, de acuerdo con los imprevistos y mejoras que van ocurriendo. Es un plan dinámico con una visión panorámica.
A primera vista esto podría sonar tedioso, pero es cuestión de crear un hábito favorable para el manejo de nuestro tiempo. Una vez que empezamos a ver los resultados, desearemos ampliar este ejercicio a mediano y largo plazo.
Dejar en el papel nuestros objetivos para centrarnos en realizar una actividad a la vez, hace la diferencia.
Focus
Aunque nos consideremos multifacéticos hacer una cosa a la vez nos permite ser más eficientes. Centrar nuestra atención en los temas prioritarios, aprender a delegar y compartir responsabilidades aligerará la carga y se favorecerá la obtención de mejores resultados en los equipos de trabajo.
Recuerdo que mi abuelo decía que antes de regresar a casa, antes de salir del trabajo, reservaba 10 o 15 minutos para cerrar su día con una pequeña junta con su equipo de trabajo. Juntos valuaban qué se había hecho en esa jornada, qué pendientes tenían para el día siguiente y con qué empezarían. Después regresaban todas las cosas a su lugar para que cuando volvieran en la mañana todo estuviera en orden.
Esto les permitió no solo vivir con menos preocupaciones, sino que en lo personal me ha ayudado a lograr lo que quiero en la vida.
En la actualidad uno de los mayores problemas en la administración del tiempo está vinculado a las telecomunicaciones. Gracias a los avances hemos sobrepasado los límites físicos y el concepto de oficina, y así como hemos mejorado los tiempos de respuesta y en ocasiones la facilidad de trabajar desde casa, eliminando distancias, o hacer conference call con personas de diferentes países, también se han difuminado los límites de los horarios y funciones dentro del trabajo.
Podemos tener una junta global a las tres de la mañana por diferencia de horarios, solemos enviar y recibir información a cualquier hora y desde cualquier lugar con conexión a la red, y qué decir de revisar los correos electrónicos desde nuestra habitación o a la hora de comer en los Smartphones.
Esto, aunque en muchos sentidos puede verse como positivo, debe también ser puesto bajo el microscopio temporal. Es necesario establecer límites. El tiempo discrecional, el que puede ser controlado, se ve invadido.
Drucker dice en alguno de sus libros sobre liderazgo que, de origen, ningún gerente tiene más de 25% de tiempo discrecional. Es cierto que a nivel directivo uno debe estar disponible para su gente y para los clientes, pero esto debe puntualizarse. No puede ser así a toda hora ni en cualquier circunstancia, ya que se rompen los límites de la privacidad. Es necesario reservar un tiempo y un espacio propio, y no solo me refiero al ámbito profesional, también a nivel personal es conveniente encontrar ese equilibrio.
He aprendido a apagar el celular tres horas al día, las cuales dedico a practicar una disciplina que, aunque demanda 1/8 parte de mi vida diaria, es un compromiso que tengo conmigo misma, el cual permite que en las demás áreas pueda dar mejores resultados y contagiar a los que me rodean para vivir mejor.
Ahora los invito a que, desde nuestra experiencia, propiciemos encontrar un tiempo para todo y para todos.